7 errores a evitar para ser más productivo

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Supongo que, como me ocurre a mí, tu día a día es una serie continua de tareas que tienes que hacer y que nunca logras completar.

Y no lo consigues  por una sencilla razón.

Porque es completamente imposible.  Porque no hay suficientes horas en el día para acabar con esa lista interminable de cosas que has decidido que hay que hacer hoy, sí o sí.

Llevar adelante un negocio unipersonal y  lograr compaginarlo con tu vida familiar y tus actividades sociales no es tarea fácil y puede llegar a convertir tu vida en un estrés continuo.

Sin embargo es posible mejorar, y mucho esa situación.

Los autónomos o dueños de pequeños negocios podemos mejorar nuestra eficacia y eficiencia aplicando distintos trucos, técnicas y métodos que consiguen que las cosas se hagan. Hablamos de Productividad Personal.

Y para empezar, hoy voy a contarte lo que NO debes de hacer si quieres ser más productivo.

Pon atención, entona el mea culpa y  cuéntame en cuantos de estos errores caes o sueles caer.

Intenta evitar estos siete errores para ser más productivo

 

Error #1: No dormir lo suficiente

Como necesito dos horas extras de trabajo hoy,  se las robo a mi sueño. Me acuesto dos horas más tarde o me levando dos horas antes.  No me digas que no lo haces a menudo.

Estoy de acuerdo en que es la forma más fácil de conseguir un plus de tiempo, pero en absoluto en que sea el mejor modo de hacerlo.

Hasta he leído a algunos expertos aconsejar  las ventajas de levantarse una hora antes para tener más tiempo extra.

Pues no. Al  disminuir nuestras horas de sueño, nuestro tiempo de descanso, lo único que logramos es lo contrario. Disminuir la productividad.error-no.dormir lo suficiente

¿Quién no se ha encontrado a altas horas de la mañana intentando terminar un informe o un trabajo luchando literalmente contra el sueño y la falta de concentración? Igual esa noche lo consigues, pero al día siguiente te arrastrarás por las esquinas

Lo que sí es seguro que vas a conseguir es trabajar más lentamente y peor de lo que lo haces habitualmente. Y a largo plazo, por supuesto conseguirás deteriorar tu salud (crisis de agotamiento, estrés, ansiedad).

Robarle horas al sueño  solo hará que estés más cansado y menos productivo

Error #2: La multitarea

Nunca funciona.  Aunque las mujeres nos hemos inventado eso de que servimos para hacer varias cosas a la vez y ellos no. No es cierto. Aunque suene a que haciendo muchas cosas a la vez puedes llegar a ser más productivo. No, no funciona así

No se puede estar a la vez mirando los WhatsApp y  contabilizando facturas. Te digo yo que algo no queda bien hecho. Y el 99 % de las veces suele ser la contabilidad.

Al intentar abordar la ejecución de varias tareas al mismo tiempo estás continuamente cambiando el foco de una a otra. Esto provoca que se rompa el flujo natural de trabajo, que aparezca la desconcentración y  que todo se ralentice. Es mucho más fácil que aparezcan las distracciones y entonces, hay que empezar otra vez.

Así que no, no se mezclan las lentejas con el marketing. Primero y ahora, las lentejas. Cuando estén terminadas, entonces el marketing (o al revés, tu decides)

La multitarea (yo lucho continuamente contra ella) suele aparecer mucho en personas activas con tendencia a la dispersión. Y también cuando se acometen proyectos largos y complejos.

Vivimos en una época en la que cada vez estamos rodeados de más distracciones y cada vez tenemos más tareas que hacer. Cada vez nos cuesta mas hacer una sola cosa a la vez.  No es fácil de vencer el hábito de la multitarea.

Pero si lo consigues tu rendimiento y tu capacidad para avanzar van a dejarte asombrado.  Créeme.

Error #3: El síndrome Juan Palomo

Yo me lo guiso, yo me lo como.

O, en otras palabras. Nadie hace esto tan bien como yo.

A los afectados por este síndrome, delegar se les hace un mundo.  Algunos hasta se jactan de hacerlo todo, todo, todo ellos mismos,  directa y personalmente. Son aquellas personas a las que les oiréis decir  eso de “si quieres un trabajo bien hecho hazlo tú mismo”

Y muchas veces no se refieren a actividades muy importantes o significativas.  Que va , que va. Yo he oído decir cosas tan absurdas como “nadie friega los platos como yo”  ????????

El “síndrome Juan Palomo” hace que puedas llegar a vivir continuamente exhausto,  que nunca tengas tiempo para ti ni para los tuyos.  Hace que estés dedicado en exclusiva a ejecutar y que no tengas hueco para hacer las cosas verdaderamente importantes.  Suelen poner estándares muy elevados a tareas que no los necesitan y esto los mantiene continuamente ocupados,  pero resultan muy poco productivos

Además suelen generar mal ambiente a su alrededor, tanto en el trabajo como en la familia. Si nunca das a nadie la oportunidad de hacer algo por ti en casa o en el trabajo,  nunca liberaras tiempo para otras tareas más importantes y satisfactorias.

El resto es desperdiciar esfuerzos.

Error #4: No sin mi email

¿De verdad necesitas mirar tu email cada cinco minutos?

no-sin-mi-emailA no ser que tu trabajo sea contestar emails, te digo yo que no.

¿De verdad necesitas tener la pantalla de Gmail continuamente abierta y que te notifique con un soniquete cada vez que entre un mensaje?  ¿No será que vas a tu email cada vez que quieres dejar de hacer algo, o posponiendo una tarea que no te gusta demasiado?

Aunque te parezca algo increíble tengo un secreto que contarte.

Si tardas dos horas en leer el email no va a pasarte nada grave. Ni se va a hundir tu negocio. Ni te vas a perder nada muy urgente. 

Lo que va a pasarte es que vas a trabajar más concentrado, sin interrupciones y con mayor productividad.

El chequeo continuo del email o whatsapp en el pc o el móvil se está convirtiendo en una adicción. Un estudio realizado por el Instituto de Psiquiatría británico ha demostrado que  comprobar tu correo electrónico mientras realizas tareas creativas hace decrecer tu coeficiente intelectual en diez puntos.

Equiparable a lo que te ocurre cuando llevas 36 horas sin dormir. Sorprendente ¿verdad?

Si no puedes empezar la mañana sin revisar tu email, vale, hazlo. Pero ponte dos a lo sumo tres momentos en el día para leer y contestar el correo. Desactiva las notificaciones en el móvil y cierra la pestaña en tu navegador.

Cuando se procesa el email se procesa el email. Y cuando se hace otra tarea, no se mira el email. Ni el WhatsApp.

Te costará implantar este buen hábito, pero una vez que lo consigas te alegrarás.

Error #5: La interminable e infumable lista de tareas por terminar

Hacer un millón de tareas al día es imposible. También lo es para mi hacer cincuenta. E incluso veinte.

Pero aun así nos empeñamos en construir interminables listas de tareas pendientes e imposibles de terminar en un día.

Lo único que hacemos es perder tiempo revisándolas y angustiarnos si no conseguimos tachar y tachar una tras otra.

Reduce tu lista de tareas diaria a las tres o cuatro que realmente quieras que queden hechas hoy. Yo sólo me pongo tres.  Cuando simplificas de esta manera puede ser más difícil decidir que es lo que dejas dlista-tareas.e hacer.

Deben de ser tareas o resultados capaces de conseguirse en un solo día. Si no es posible, no sirve. Tendrías que dividirlas en diferentes partes o subtareas  que sean susceptibles de empezar y terminar en el día.

Comienza con la primera y no empieces la siguiente hasta haberla terminado. Cuando consigas terminar las tres te sentirás como Superman.

Y si te sobra tiempo, deja elaborada lista de minitareas o de pendientes  para ir completando. 

Error #6: El  escritorio/mesa caótico

La mesa de trabajo dice mucho de las personas que la usan.

Algunas veces encontramos escritorios realmente originales y divertidos.  Recuerdo el de un antiguo funcionario  que tenía una bandeja llamada “Papeles que no tengo ni idea de para que sirven” y otra que denominaba “Cosas urgentes que pueden esperar quince días”.

Que tire la primera piedra quien esté libre de pecado. Quien no haya dicho alguna vez eso de  “el mío es un desorden organizado” ,  “yo sé perfectamente donde está todo” o “mi desorden es mi orden”.

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Escritorio Einstein. Imagen Ralph Morse. Revista Life.

De hecho el escritorio de Einstein no era precisamente un dechado de organización y a él se le atribuye la cita

“Si una mesa abarrotada es síntoma de una mente abarrotada, entonces ¿qué debemos pensar de un escritorio vacío?”

Y es cierto que algunos estudios han demostrado que escritorios desordenados animan la creatividad. Sin embargo, a mi no me ocurre. Para mí es un  gran foco de distracción el tener el escritorio desordenado, repleto de papeles que lo único que hacen es distraerme y hacerme perder el foco.

Una pila de documentos desordenados en una mesa de trabajo es como un continuo recordatorio de todo lo que tengo pendiente que hacer.  Una mala iluminación o una silla incómoda van a minar de igual modo tu efectividad en el trabajo.

Si trabajas en casa limita tu zona y haz que se respete.  Elimina el desorden de la mesa y usa contenedores para material de escritorio y documentos. Si es posible, almacénalos fuera de la mesa de trabajo.

Disponer  de un espacio bien iluminado, limpio, ordenado y sin distracciones superfluas (tipo muñecos, relojes , elementos decorativos) donde te sientas cómodo y donde, más o menos, todo esté en su sitio,  hará que seas más productivo en tu día a día.

Dedica por tanto los últimos o primeros 5 minutos de la jornada, a organizarlo todo, a tirar lo que no sirva, a dejarlo en condiciones de empezar una nueva sesión.

Trata a tu espacio de trabajo como se merece.

Error #7: No saber decir No

Saber decir que noes imprescindible si no quieres dejar tu productividad y tu negocio en manos de los demás.

A quien no le ha pasado alguna vez. Ponemos por delante a los demás aún en contra de nuestros propios deseos y necesidades.

Haz un experimento. Examina 20 tareas que tengas pendientes y dime cuantas de ellas tienen un valor real para ti y cuantas tienen un valor real para otro. Escribe al lado el motivo por el cual la has aceptado.

El día que yo hice este ejercicio me quedé realmente asombrada. Más del 50 % eran tareas importantes para terceros, no para mí. Tareas que haces por ayudar, por no tener enfrentamientos, por pensar que esa persona no se merece un no,  por educación, por hacer un favor… Los motivos son múltiples y variados. Y en muchas ocasiones, erróneos.

Si aprendes a decir que no disminuirás tu carga de trabajo y el número de tareas a realizar, además de liberar tiempo para hacer lo que realmente quieres y te importa hacer.

No se trata de no hacer nada por nadie, sino de trabajar la asertividad, la capacidad de tener la seguridad y las herramientas necesarias para poder decir No cada vez que tengas que decirlo.

Encontrar el equilibrio entre no tener en cuenta las necesidades de los demás y decir el típico “sí a todo”. Entre el respeto por los demás y por ti mismo. Olvida el miedo y la sensación de culpa cuando tengas que decir que no. Procura anteponer tus prioridades y valora tu tiempo.

Sé que cuesta, pero es imprescindible que lo hagas. O por lo menos, que empieces a pensar en ello.

Y tu, ¿Cometes alguno de estos errores? ¿Aplicas métodos de productividad en tu negocio o en tu vida personal?

Me encantaría leerte y comentarlo contigo. Ah, y muchas gracias por estar aquí cada miércoles.

Lourdes Sánchez

Lourdes Sánchez

Hola, soy Lourdes. Trabajo con freelancers de servicios en todas las etapas de su crecimiento, los ayudo a crear los sistemas de negocio que realmente funcionan para ellos y a integrarlos en sus procesos,para recuperar su tiempo, multiplicar su eficacia y ampliar el impacto de su negocio freelance.
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4 comentarios
  1. Ana Sastre
    Ana Sastre Dice:

    Mira que todos los puntos son importantes, pero es que el de decir NO es necesario para conseguir todos los demas: porque si no al final, duermes menos, te distraes mas, te dispersas, no delegas… La estrategia tambien es renuncia! Y el tiempo por desgracia no es infinito….7

    Genial el post, un abrazo

    Responder
  2. Yolanda Pérez
    Yolanda Pérez Dice:

    Hola Lourdes,

    Encantada de haberte conocido aunque sea de forma virtual y feliz de estar comentando en tu blog, de un tema muy relacionado con mi actividad de Secretaria Virtual.

    Uno de mis principales objetivos es conseguir que mis clientes, abandonen la disciplina de la multitarea y deleguen.

    Mi peor compentencia Don Juan Palomo, pero qué engañados nos tiene. Y no hablo de las interminables listas de tareas y de escenarios con escritorios al borde del derrumbe.

    Dicho esto, a mi también me costó aprender a decir que no y en las últimas semanas, no me ha quedado otra que hacerlo. Pero hoy lo veo, como dice Ana, como parte de mi estrategia para optimizar mi tiempo y ser más productiva.

    Un fuerte abrazo 🙂

    Responder
    • Lourdes Sánchez
      Lourdes Sánchez Dice:

      Todo un lujo tenerte en los comentarios Yolanda.

      Estoy de acuerdo contigo en que el saber delegar es más complicado de lo que parece. Pero una vez que lo practicas viene aquello de ¿Cómo no lo he hecho antes?

      Las nuevas formas de colaboración sin dependencia laboral, como los que tu proporcionas en http://www.lasecretariaexterna.com o los servicios de virtual assistance facilitan enormemente a los autónomos y freelance la externalización de determinadas tareas con eficacia y flexibilidad.

      Para quien anda sobrecargado, contratar unas horas al mes o a la semana a un experto que realice por ti labores administrativas, de gestión o de atención al cliente se convierte en la mejor herramienta para liberar tiempo, reducir el estrés y aumentar la creatividad para tu negocio.

      Decir que no es complicado, sobre todo porque a menudo los demás no lo entienden. Pero no queda otra.

      Gracias por tu comentario y un abrazo.

      Responder

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