7 formas de cargarte de un plumazo las finanzas de tu empresa si eres freelance

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Si eres freelance o profesional independiente probablemente no te has planteado que debes de gestionar tu negocio como una empresa.

Tu labor es doble.

No sólo vas a tener que ejecutar el trabajo técnico o profesional en el que eres experto, sino que, además tienes que dirigir y gestionar tu propio negocio.

Y dedicarle tiempo.

Al marketing, a las ventas, a la gestión y a tus finanzas.

Llevo bastante años trabajando como profesional independiente y  asesorando a freelance y te he resumido en 7 “tips” los errores de gestión más frecuentes que cometemos y que afectan negativamente a nuestras finanzas y resultados.

Están basados en mi propia experiencia y en lo que me cuentan mis alumnos y clientes.

Toma nota

7 formas de cargarte de un plumazo las finanzas de tu empresa

 

1.- No hacer un presupuesto

Si tuviera que darte un único consejo sobre gestión empresarial sería este.

Haz un presupuesto para tu negocio

Que recoja todas las previsiones de ingresos y gastos, incluidos los comerciales, los de formación y los posibles gastos extraordinarios. Básate en previsiones y datos de ejercicios anteriores.

Me da igual la herramienta que uses. Una simple libreta puede servir, pero hazlo y luego compara los resultados reales con el presupuesto.

No hay una mejor herramienta de gestión que un presupuesto. Si no lo has hecho aún, adelante. Es el momento.

2.- No establecer un objetivo de beneficio o ganancia mínimo

Todos los negocios, todos  excepto  ONGs, asociaciones  y entidades sin ánimo de lucro,  deben de ir orientados a generar beneficios.

Y tú, freelance o profesional independiente “ERES” un negocio.

Aunque aún no te hayas dado cuenta.

No podemos ir a la deriva mes tras mes.

Hay que fijarse metas de ingresos y beneficio para establecer qué cantidad de dinero es nuestro objetivo de facturación, donde tenemos que llegar cada mes.

Si no nos fijamos objetivos y metas no vamos a alcanzarlos.

Esa es la razón principal por la que debes de concretar por escrito y con cantidades anuales y mensuales  cuanto quieres ganar con tu empresa.

Beneficio es lo que te va a quedar después de que hayas pagado todos tus gastos, incluido tu sueldo.

Bien, pues debes de ponerte un objetivo de beneficio o ganancia mínimo. Y luchar para conseguirlo.

  • Mídelo con frecuencia, para saber si lo estás consiguiendo o no.
  • No te quedes corto.  Sé capaz de soñar y de fijarte una meta que te produzca cosquilleo en el estómago.
  • Fija una cifra anual. Súmale tus previsión de gastos anuales.
  • Divide el resultado  entre doce.

Ahí tienes tu objetivo de facturación mensual. A por ello.

3.- No pagarte a ti mismo un sueldo

No, no todo lo que queda después de pagar los gastos es tuyo.

Eso es lo que solemos hacer habitualmente los que trabajamos por nuestra cuenta, pero no es lo que “debemos” de hacer.

Debes enfocar este tema de un  modo diferente.

  • Establece un sueldo que vas a pagarte a ti mismo cada mes.
  • Separa tu cuenta bancaria personal de la del negocio y mensualmente, transfiere tu sueldo a la personal.
  • Carga  en esta tus gastos y facturas particulares. No mezcles tus gastos personales con los empresariales.
  • En el presupuesto de tu negocio, tu sueldo es un gasto mensual y trátalo como tal.

De esta forma vas a controlar realmente cuando estás ganando en tu empresa y que cash-flow (flujo de caja) te genera.

Ponerte un sueldo va a motivarte a conseguir un nivel mínimo de ingresos cada mes. Y doy fe de que funciona.

4.- No pedir ni guardar las facturas o tickets de gastos

Solicita y guarda siempre los recibos y facturas de las compras que realices para tu negocio.

Incluso si no estás realmente seguro de que sea un gasto deducible. Ante la duda, solicita las facturas. Ya después confirmarás con tu asesor o gestor si puedes deducírtelo o no.

Vale, es un latazo ir pidiendo facturas por cada pequeño gasto que tengas, pero piensa que estás ahorrando en impuestos cada vez que tengas que hacerlo.

Puede ayudarte:

  • Solicitar siempre que puedas facturas electrónicas que te envíen por email
  • Usar el mismo proveedor para pequeñas comprar recurrentes, y que te facture una sola vez al mes. Por ejemplo: material de oficina, gasolina, consumibles.
  • Establecer un método de recogida y gestión de documentos. ¿No has implantado aún mi método?  Es el momento entonces de descargártelo y ponerlo en marcha

 

Aunque habitualmente los profesionales independientes y autónomos solemos incluir los recibos o tickets de pequeños gastos, taxis, restaurantes, hay que dejar claro que esos documentos no son considerados suficientes como para que Hacienda nos permita la deducción.

Tampoco lo es la nueva factura simplificada, salvo que esté completada por el emisor con nuestros datos como cliente y con el IVA desglosado, es decir, que no valen las que rellenamos nosotros manualmente.

Para resolver esto existen unas aplicaciones en el mercado,  homologadas por La Agencia Tributaria, mediante las que puedes convertir tus tickets en facturas deducibles, siempre y cuando el establecimiento esté previamente adherido. Yo conozco dos

Pregunta en los establecimientos a los que sueles acudir habitualmente si están adheridos a alguna de estas aplicaciones y comienza a convertir tus tickets en facturas deducibles.

Tu factura fiscal a final de trimestre te lo agradecerá.

5.- No reservar dinero para los impuestos

Con Hacienda hay que cumplir, al menos, cada tres meses.

Y en algunos impuestos, como el IVA o el sistema de retenciones IRPF  a profesionales y empleados, nos convertimos en meros recaudadores para la AEAT de los impuestos que deben de pagar otros. Es decir, somos cobradores de Hacienda. Y lo hacemos gratis, fíjate.

Por tanto, estamos tres meses manejando un dinero que no es nuestro, y que luego debemos ingresar en las arcas del Estado. Si no somos conscientes de que mes a mes tenemos que reservar ese dinero, podemos encontrarnos sorpresas desagradables cuando lleguen los plazos fiscales.

¿Cómo evitarlo?

  • Ve ingresando lo que yo llamo el “fondo fiscal” en una cuenta de ahorro diferente a la que usas para tus gastos comunes.
  • Hazlo en el mismo momento que lo recibas.
  • Calcula aproximadamente entre el 20 y el 25% de tus ingresos y apártalos en el fondo fiscal.
  • Paga tus impuestos de ese fondo directamente y no lo uses para ningún otro fin.

 

6.- No tener un colchón financiero para “malas rachas”

Habitualmente, los autónomos, freelance o profesionales independientes no  solemos tener un flujo constante de ingresos mes a mes. Ni siquiera año a año.

Convivir con ingresos no periódicos nos crea un importante estrés financiero que si no controlas adecuadamente puede hacértelo pasar realmente mal.

Una buena gestión de tu negocio debe de permitirte estar preparado para afrontar estas “rachas” o periodos temporales de escasez de ingresos.

¿Cómo hacerlo?

Bueno, pues esto no se consigue de la noche a la mañana, pero si empiezas hoy y eres constante, en poco tiempo puedes lograrlo.

  1. Determina su importe: Entre cuatro y seis meses de tu prepuesto mensual de gastos (incluido tu sueldo) es para mí el “colchón ideal”
  2. Aparta un porcentaje de tus ingresos mensualmente para este objetivo. Ingrésalo en una cuenta diferente a la que uses para tus gastos corrientes. Un 10 %  puede ser suficiente
  3. Hazlo mes a mes hasta que consigas el objetivo.
  4. Haz uso de él sólo cuando sea estrictamente necesario y reponlo en cuanto te sea posible.

Con el  “colchón para malas rachas” vas  dormir como nunca  por las noches.

7.- No asegurarte de que te paguen bien y a tiempo

He  dedicado un post completo a este tema anteriormente.

Cuatro estrategias para evitar el “débola” de tus clientes

Pero no está de más insistir.

Conseguir un cash-flow (dinero, caja, tesorería)  positivo y suficiente es uno de los mayores problemas que tenemos los freelance y profesionales independientes.

De poco te va a servir facturar  muchísimo dinero  si lo tienes en el limbo de los “pendientes de cobro”.

Por cierto, este limbo en España debe de estar a punto de saturarse.

No toda la culpa de esto la tienen nuestros clientes. Hay mucho que tú puedes hacer para evitarlo.

  • No dejes las normas de cobro en manos de tus clientes
  • Evita generar deuda de clientes
  • Pon en marcha estrategias preventivas como facturar pronto y llevar tú el control de los plazos de pago
  • Actúa a tiempo si se produce el impago

Tu tesorería y liquidez pueden mejorar espectacularmente implantando estas estrategias.

Poniendo en marcha estos consejos vas a conseguir aumentar la seguridad financiera en tu negocio.

Y ya sabes, los que luchamos “en solitario” para mantener nuestras empresas, podemos conseguir mejores resultados aprendiendo sobre gestión, ventas, finanzas y productividad. Así que, si te ha gustado, compártelo en tus redes sociales. Hay unos botoncitos encima y debajo de este post para facilitarte esa labor..

Espero tus comentarios. Me encantaría conocer tu propia experiencia sobre lo que te he contado.

Un saludo,

Lourdes Sánchez

Lourdes Sánchez

Hola, soy Lourdes. Trabajo con freelancers de servicios en todas las etapas de su crecimiento, los ayudo a crear los sistemas de negocio que realmente funcionan para ellos y a integrarlos en sus procesos,para recuperar su tiempo, multiplicar su eficacia y ampliar el impacto de su negocio freelance.
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Lourdes Sánchez

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4 comentarios
  1. Ana Sastre López
    Ana Sastre López Dice:

    Lourdes, eres la bomba. Lo sabes, no?

    A ver que estoy aquí tomando nota. Entonces la factura simplificada tiene que tener mis datos? O vale con iva desglosado y los datos del emisor?

    Y luego una cosa que me ha encantado: el fondo de impuestos. A eso le llevo yo tiempo dándole vueltas… Pero por tenerlo organizado en la misma cuenta no me atrevía! Entonces yo me pasaría ahí el Iva … Y un pequeño extra para pagar gestoría, autónomo etc?

    Brutal el post Lourdes, completo y practico. Mil gracias!!

    Responder
  2. Lourdes Sánchez
    Lourdes Sánchez Dice:

    Jajaja. Muchas gracias Ana. De verdad.

    En relación a los gastos deducibles que es algo que suele crear mucha confusión te explico:

    Para que un gasto sea deducible se tienen que cumplir tres condiciones:

    1.- Que el gasto en sí sea deducible, es decir que sea necesario para la consecución de los ingresos
    2.- Que tengamos en nuestro poder el documento que la ley nos exige tener para que podamos deducirlo (factura, ticket, factura simplificada)
    3.- Que esté contabilizado y registrado correctamente.

    Por ejemplo, yo puedo tener perfectamente contabilizada una factura de un viaje a Laponia, con una factura correctamente emitida con su IVA y su cliente identificado correctamente con su NIF y cuando me revise Hacienda me va a decir que a lo mejor los viajes a Laponia no son estrictamente necesarios para mi labor como asesora o formadora. A no ser que el curso lo de en Laponia. Por lo que no me va a considerar el gasto deducible. Aunque esté bien registrado y la factura sea correcta.

    Por tanto, primero tendrás que justificar en su momento que el gasto es necesario para la consecución de los ingresos.
    Además, contar con el justificante adecuado y, además, que esté correctamente registrado y contabilizado en los libros obligatorios (de IVA o de Ingresos y Gastos )

    Dicho esto, la factura simplificada es un documento que sustituye al ticket antiguo. Es lo mismo. Ya no hay tickets. Hay facturas y facturas simplificadas. No más. Y si la factura simplificada no tiene identificado al cliente por el emisor, es decir, no están tus datos (no sirve que los pongas tu a mano), en ese caso no es deducible el IVA. Sí, el gasto completo (siempre y cuando sea necesario para la consecución de los ingresos y esté correctamente contabilizado) Cuando una factura simplificada identifique al cliente, en realidad se convierte en una factura normal.
    Mi consejo es que, si quieres deducirte el IVA, solicites la factura normal al proveedor.
    Yo, para el fondo de impuestos aconsejo una cuenta diferente, pero en el mismo banco donde tengas tu cuenta del negocio, por el tema de que no te cobren gastos en las transferencias. Negocia una nueva cuenta sin gastos (en banca de negocios ya hay muchos productos así) y úsala para ello. Aunque igualmente puede servir un sobre en caja de los de toda la vida.

    Gracias por tu comentario.
    Un saludo

    Responder
  3. Gabriela
    Gabriela Dice:

    Enhorabuena por el post! Yo también tenía lios con las facturas simplificadas y las típicas de gasolinera que te dan para que rellenes tú el ticket…Muy esclarecedor!
    Y está muy bien lo de preparar un presupuesto y ser conscientes de los gastos anuales, que cuando los ves por primera vez todos juntos no entiendes nada, piensas que hay un error, que no puedes estar dedicando tanto dinero del que ingresas sólo en pagar gastos!
    Nosotros que venimos de una empresa con una estructura muy potente y anticuada hemos tenido que currar mucho para reajustar y optimizar y así poder reducir los gastos, que eran brutales.
    Tenemos hechas tablas con gastos fijos etc,y de ahí sacamos las previsiones pero creo que hay que pulirlas un poco más.
    Gracias por el post, muy útil!

    Responder
  4. Lourdes Sánchez
    Lourdes Sánchez Dice:

    Muchas gracias Gabriela por contarnos tu experiencia.
    Y llevas mucha razón con lo del control de gastos. Hay que presupuestar y medir para ser conscientes de las cantidades que gastamos en cada partida y poder gestionar más eficientemente. Es cierto que a veces asusta, pero es la única forma de tomar decisiones correctas en nuestros negocios.

    Responder

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