5 procesos clave para empezar a automatizar tu negocio de servicios

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¿Cuantas veces te has preguntado cómo ser más productivo?

Seguramente muy a menudo. Cada vez que que te sientes agobiado por tu negocio.

¿Recuerdas los comienzos? Todas esas horas de trabajo no importaban, es más,  merecían la pena.

Porque estabas fabricando tu sueño, tu propia empresa, la misma que te proporcionaría la libertad y el estilo de vida que siempre habías querido tener.

¿Libertad? ¿estilo de vida? ¿ Me he perdido algo?

La realidad es que se necesita muchísimo trabajo para construir un pequeño negocio por ti mismo.

Y si este negocio es de servicios, ni te cuento.

Todos los papeles de la obra son para ti.

Lo mismo estás diseñando estrategias para el futuro, que al minuto siguiente estás actualizando tu blog, ejecutando un servicio para un cliente o preparando la facturación del mes.

Muy pronto el día se te queda corto.  

Sin tiempo para ti, tu familia o amigos.

Pero hay salida. Puedes empezar a recuperar el control de su negocio y su vida.

Cómo ser más productivo en tu negocio 

Cierra los ojos y visualiza los siguiente:

Imagínate en una empresa en la que no caiga sobre tus hombros la atención al cliente, la contabilidad, la facturación, las finanzas, el seguimiento de los cobros, las redes sociales… ¿Puedes verlo? 

¿Cómo te sentirías?

¿Liberado, seguro, creativo, animado?

¿Con ganas de desarrollar nuevos proyectos y empezar a inyectar ilusión de nuevo en tu  negocio?

Voy a mostrarte cómo convertir esta  fantasía en una realidad que te permita ganar tiempo extra  semana a semana.

Se trata de empezar a automatizar tu negocio

5 procesos que automatizar en tu negocio 

1. La administración 

Hay 3 señales fundamentales de que estás descuidando la gestión administrativa de tu empresa y de que debes optimizar esta parte de tu negocio:

  • Si eres inconsistente en términos de creación de facturas. A veces las haces manualmente  con excel, otras veces usas algún programa, otras veces sólo los justificantes del recibo bancario, o de Paypal.
  • Nunca tienes claro en cada momento qué facturas te han pagado y cuales están pendientes y sus fechas de vencimiento
  • Desconoces las ventas  e ingresos del mes, trimestre e incluso año pasado.

Necesitas saber dónde va tu dinero, de donde te está llegando, que es lo que tienes pendiente de cobro y de quién.

Conocer todo esto en un solo golpe de vista y tener toda la documentación de apoyo un solo lugar es un factor crítico a la hora de ahorrar tiempo y energía creativa en tu negocio.

Hacer este trabajo manualmente devora,  literalmente, enormes cantidades de tiempo.

Y el no llevar esta tarea al día  puede causarte problemas graves de gestión financiera y sobre todo de estrés.

Por suerte, hay grandes herramientas a bajo precio que pueden automatizar la mayoría de tus finanzas.

Echa un vistazo a  Sage One,   Anfix o Billage .

Cualquiera puede servirte.

Ganarás tiempo en las facturación y contabilización, teniendo toda esta información centralizada en lugar de fácil acceso on line.

Mis clientes de Planes Autónomos realizan su gestión de forma gratuita con acceso compartido conmigo a  un software de facturación y gestión. Usamos Contasimple. Y nos ahorramos muchas horas de trabajo inefectivo, tanto ellos, como yo.

Utilizar este tipo de programas te ayudará a automatizar y simplificar  el proceso de facturación, seguimiento de pagos y cobros y control de rentabilidad y ventas.

2. La gestión de cobros

¿Cómo sueles cobrar tus facturas o servicios?

El seguimiento de los cobros de un negocio es otro de los agujeros negros de tiempo en un negocio de servicios.

Pero además una descuidada administración de los mismos puede llegar a producir importantes problemas de tesorería a corto plazo.

Y no hay nada que angustie y frustre más que  tener que realizar pagos y ver la cuenta corriente de la empresa bajo mínimos.

Vamos a hacer un simple ejercicio:

  • Haz una lista de las facturas de los últimos 12 meses
  • Anota el sistema de cobro que has usado para cada una de ellas , el plazo en el que has recibido el pago y el número de gestiones necesarias para cobrarlas (mandar recibos al banco, enviar email recordatorios, etc)
  • Agrúpalas según el tipo de cobro.

Ahora vas a elegir el grupo más numeroso de facturas y analizar lo siguiente:

  • ¿Te gusta lo que ves?
  • ¿Se han cobrado en un plazo inferior a 30 días ?
  • ¿Has conseguido el cobro con menos de dos gestiones  posteriores a la facturación?

Si la respuesta a cualquiera de estas preguntas es NO, ha llegado la hora de automatizar tu principal sistema de cobro.

Un procedimiento de cobro consta de tres pasos básicamente

  • Negociación de condiciones: Te aconsejo que las estandarices, aunque luego puedas llegar a ser flexible en determinados casos
  • Gestión: Incluye facturación, ejecución del cobro,  contabilización del cobro, documentación de facturación y cobro
  • Control y supervisión: Método y plazo de seguimiento

Crea tu propio procedimiento para tu principal sistema de cobro, siguiendo los siguientes pasos:

  1. Condiciones generales (crea un documento tipo de condiciones generales: contratos, frecuencia de facturación, plazos, sistemas de cobro. Hazlo una sola vez y envía a todos los clientes)
  2. Método Facturación (te aconsejo un software on line y que implantes la facturación electrónica)
  3. Método envío facturas a clientes (email, automatizado a través de software, correo ordinario, e-factura)
  4. Método de cobro: transferencia, domiciliación, por anticipado. Intenta ser proactivo, como ya te expliqué aquí . Investiga los nuevos procedimientos y software de cobros de tu banco: Recibos, tpvs, paypal, tpv on line, factoring.
  5. Método de control del cobro en el plazo establecido (establece un plazo para la conciliación bancaria. Usa los accesos en linea de tu banco)
  6. Anotación del cobro (manual o usando el software de facturación, pero establece el procedimiento de anotación)
  7. Método recobro (crea plantillas de email para cuando te devuelvan un recibo, o te incumplan un plazo. Establece plazos y fíjalos en tu calendario)
  8. Archivo documentación: Crea la lista de documentos que entran en el proceso completo (contratos, condiciones generales, factura, justificante de pago, documentos de recobro) y establece el sistema de control y  archivo. Esta guía puede ayudarte Ver guía.

La primera vez que lo establezcas puede se costoso en tiempo y trabajo, pero ten en cuenta que estas creando el procedimiento para tu principal sistema de cobro.

Te aseguro que una vez implantado vas a ganarle muchas horas a tu mes.

3. Programación de agenda y reuniones

Automatizar el proceso de programación de sus reuniones de trabajo con clientes y proveedores también es realmente importante.

Cruzar treinta y dos e-mails de ida y vuelta con un cliente para acordar día y hora para una cita puede ser  una exageración (soy cordobesa, así que me lo tenéis que permitir) pero doy fe que puede llegar a ocurrir.

Increíble y absurda pérdida de tiempo.  No es divertido y tampoco ofrece de ti una imagen muy profesional.

De hecho, la programación manual de reuniones conduce a menudo a errores, citas y clientes perdidos.

Si por las características de tu negocio, tienes que concertar habitualmente reuniones con clientes, proveedores o colaboradores, a distancia o  presenciales usa las herramientas que te ayuden a optimizar y automatizar este proceso.

Google Calendar: Es el que yo uso.  Permite tener diferentes calendarios y compartirlos con otras personas, clientes o miembros de tu equipo mediante una sencilla publicación, enviar y programar por email  los recordatorios con la frecuencia que desees. Al ser on line puedes consultarlo en tu móvil o tablet aunque no estés en tu lugar de trabajo.

También uso Calendar para agrupación de tareas, lo que me permite ahorrar muchas horas a la semana. De una manera rápida, visual e intuitiva te permite organizar tus jornadas semanales agrupadas por tipos de tareas.

Por ejemplo, agrupo en un solo día o jornada las gestiones presenciales  en administraciones públicas y bancos. En dos tardes a la semana las reuniones de trabajo de mentoring. En dos jornadas los trabajos de marketing semanal.

Skype o Google Hangout: Para reuniones a distancia o cuando no hay tiempo de hacerlas presenciales. Las sesiones se pueden grabar para anotaciones y archivo posterior.

Otros software de agenda on line. Como Scheduleonce,  Acuity Schedule o Vcita. Desde 5$/mes. Suelen venir con características adicionales, como  la integración en tu página web, posibilidad de citas que aparecen en pop-up y hasta integran el procedimiento de pago y la posibilidad de adjuntar documentos.  

Este tipo de software es genial para automatizar y ganar tiempo en consultoría y prestación de servicios on line. (Si quieres saber más sobre cómo montar una consulta on line, no dejes de visitar este post de Lean Libélula)

4. La atención al cliente

Algunos aspectos de la atención al cliente se puede automatizar fácilmente y ahorrar una gran cantidad de tiempo.

No me digas que no te hacen tus clientes una y otra vez las mismas preguntas.

Apuesto a que si. Esto es tan sólo una muestra de lo que puedes hacer para ganar tiempo en tu atención al cliente:

  • Dudas habituales: Anótalas y crea un documento de preguntas frecuentes para ocuparte de todas las dudas y problemas habituales de tus clientes. Insértala en tu web, envía el documento por email o adjuntalo a tu documentación de bienvenida de cliente. Ya verás las horas que vas a arañarle a tu mes.
  • Escribe en tu blog post explicativos sobre los principales problemas  de tus clientes y cómo tu ayudas a resolverlos con tus servicios. Remítelos a ellos cuando se le plantee. Mira este ejemplo
  • El proceso de trabajar contigo: Encuentra una forma creativa para explicarlo y exponerlo en tu web o en un docuemento impreso. Crea guías de procedimientos visuales y fáciles de seguir.
  • Automatiza el feedback con encuestas automáticas. Google Docs y Typeform pueden ayudarte. Mira cómo lo uso yo Ir a la encuesta.
  • Si escribes los mismos emails una y otra vez y estás cansado de teclear mil veces el mismo mensaje puedes identifícalos,  crear plantillas y usar herramientas como las “respuestas estándard” de Google Labs, para que podamos responder a los correos perdiendo el menor tiempo posible. De este modo, basta con que creemos el mensaje una vez y lo guardemos . Después podemos recuperarlo para enviarlo sin esfuerzo una y otra vez. Si eres usuario de Mac, puede usar su  expansor de texto..

5. Redes sociales

No voy a sugerirte la automatización al 100 % de tus publicaciones en redes sociales.

Entre otras cosas porque creo firmemente que las redes deben de usarse para construir relaciones auténticas , reales y activas con posibles nuevos clientes, seguidores y colaboradores. La automatización no nos sirve para eso.

Sin embargo, el proceso de hacerse notar, de hacer ruido sin duda que sí puede ser automatizado.

Si escribes en un blog, deberás tener un calendario editorial con las publicaciones previstas, fechas y temáticas.

Para programar las actualizaciones de forma masiva, puedes utilizar Hootsuite o Buffer.

En menos de media hora puedes dejarte listas las publicaciones de toda la semana.

Para tus actualizaciones de Facebook/Twitter/G+/o Linkedin  hazte un calendario, de este tipo, por ejemplo:

  • Lunes-Entrada con una foto llamativa (las entradas con foto tienen mejores resultados)
  • Martes, tu nueva entrada en tu blog.
  • Miércoles cita o pensamiento inspirador.
  • Jueves pregunta aleatoria a tus seguidores para conseguir interacción
  • Viernes, un consejo práctico.
  • Sábado, post anteriores
  • En Twitter al menos una vez al día ofreciendo servicios con enlace a tu página de servicios
  • En Twitter, al menos dos veces a la semana enlace a tu página de suscripción a tu newsletter

Es verdad que requiere tiempo, pero si te organizas bien , entre 10-30 minutos al día, es suficiente.

Como puedes ver, existen muchas maneras de automatizar y optimizar funciones en tu negocio antes de pasar a contratar a un equipo.

El tiempo que ahorras, lo puedes dedicar a lo que más necesites o te apetezca. A descansar, que te lo mereces, a tu familia, o a desarrollar nuevos servicios creativos y maravillosos que harán crecer tu empresa y más felices a tus clientes.

Actúa ahora para empezar a automatizar tu negocio

Elige uno de estos procesos para trabajar su automatización en esta semana.

Comprométete por escrito en los comentarios o comparte tu compromiso en mi página de Facebook o Twitter,  y te obligarás a ponerlo en marcha.

Si tienes dudas sobre cómo hacerlo, mándame un email, porque puedo ayudarte.

Y, si te ha gustado, por favor, comparte. Ahí abajo tienes el botón.

Gracias.

 

Lourdes Sánchez

Lourdes Sánchez

Hola, soy Lourdes. Trabajo con freelancers de servicios en todas las etapas de su crecimiento, los ayudo a crear los sistemas de negocio que realmente funcionan para ellos y a integrarlos en sus procesos,para recuperar su tiempo, multiplicar su eficacia y ampliar el impacto de su negocio freelance.
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Lourdes Sánchez

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