Lo que no debe dejar de hacer un freelance si es víctima de un “cuello de botella” en su negocio

http://lourdessanchez.es/sistematiza-tu-negocio/
Buffer this pageShare on Facebook3Tweet about this on Twitter3Share on LinkedIn21Share on Google+0

¿Te ha ocurrido alguna vez que estás trabajando en tu negocio a buen ritmo con fluidez, hasta que topas con algo que todo lo para o ralentiza?

¿Algo que hace que te atasques y que ya nada ruede en los procesos de tu empresa?

Son los llamados “cuellos de botella” 

Si como yo, eres “freelance” y luchas a diario con todo lo que tienes que hacer tú personalmente, seguro que reconoces alguno o varios de estos “cuellos de botella” en tus procesos  de trabajo.

Y son realmente frustrantes.

A veces ni siquiera son culpa nuestra. Imagina, por ejemplo,  un programador informático  con una insuficiente conexión a internet que lo deje continuamente  “colgado”.

Otras veces  son mentales (un asesor que odie  el archivo de documentos y siempre lo lleve atrasado y no encuentre nada)  y otras simplemente físicos (no dispongo del tiempo necesario para leer y contestar todos mis e-mails)

Pues no eres el único.

No hay empresario que no haya experimentado  lo que es un “cuello de botella” en algún momento del desarrollo de su empresa o negocio.

Pues bien, si estás pensando en empezar a sistematizar  y organizar eficientemente tu empresa, te diré que identificar el tuyo y eliminarlo es el primer paso que debes de afrontar.

Esta va a ser la primera de las tareas repetitivas que va a necesitar un “procedimiento estándar documentado” en tu negocio.

Para eliminar un “cuello de botella” en tu actividad, debes documentar el procedimiento “paso a paso”.

Esto  implica descomponerlo en cada una de sus fases o pasos de ejecución,  describir cada uno de ellos, adjuntar los documentos necesarios para, en un momento posterior,  poder delegarlo sin dificultad.

Si no sabes cómo empezar, sigue este proceso paso a paso:

Cómo eliminar un “cuello de botella” en tu negocio”

 

1. Identifica el mayor cuello de botella de tu negocio

Pregúntate lo siguiente,

¿Qué tarea recurrente consume en mi negocio la mayor parte de mi tiempo?

Sólo una. Tenemos que empezar por el principio.

Aunque identifiques más de una, debes de centrarte en solucionar “el peor de tus cuellos de botella”.

La respuesta a esta pregunta no es fácil. Es posible que ni siquiera la sepamos de inmediato y tengas que reflexionar y auto-observar tu método de trabajo durante algunos días.

Plan de acción

Vas a evaluar tus procesos de negocio actuales para encontrar tu mayor “cuello de botella”.

Se trata de encontrar las áreas o procesos  en las que consumes más tiempo.

  • Anota  durante una o dos semanas  cada una de las tareas que has realizado durante el día y el tiempo que has dedicado a cada una de ellas. Puedes usar una herramienta como Toggl  para registrarlo.
  • Al final de las dos semanas (algunos negocios necesitarán un ciclo completo de un mes) vas a completar una lista de todas las tareas empresariales que has realizado.
  • Ahora clasifícala por el número  horas que le has dedicado a cada una de ellas.
  • Etiqueta estas tareas teniendo en cuenta:
    • Las más necesarias
    • Las que no te gusta realizar por ti mismo
    • Las que otra persona puede hacer mejor que tu.

Si alguna de ellas cumple las tres condiciones ¡Eureka,  la encontraste!.

Si no es así, da prioridad a una de ellas y comienza con la que tu consideres que puede tener más impacto en tu negocio.

¿Y cuales podrían ser estas tareas? Ahí van algunos ejemplos

  • la gestión del correo electrónico
  • la atención al cliente (telefónica, presencial o por email)
  • las llamadas telefónicas de clientes o proveedores que interrumpen tu ritmo de trabajo
  • el archivo de documentos
  • poner precios a tus servicios
  • algunos clientes “tóxicos”
  • procedimientos de entrada de clientes
  • procedimientos de gestión de cobros
  • largas horas de desplazamiento al lugar de trabajo
  • un software insuficiente o inadecuado
  • procedimientos de facturación y administrativos
  • escribir, editar y compartir tus publicaciones en tu blog
  • tareas de email-marketing
  • impuestos y contabilidad
  • pagos de facturas
  • tareas de mantenimiento de web/blog (seo, analytics, copias de seguridad)
  • entrevistas con posibles nuevos clientes
  • desarrollo de nuevos productos
  • el proceso para dar presupuesto
  • la gestión de redes sociales

¿Cual es la tuya?

2. Documenta el procedimiento

Una vez que hemos elegido la tarea sobre la que vamos a actuar , tenemos que documentarla.

Se trata de descomponerla en una secuencia de pasos que tenemos que realizar para conseguir terminarla.

Incluye todos los detalles que le darías a una persona a la que explicas cómo llevar a cabo de forma eficaz esa tarea.

Debes de explicarlo de una manera tan fácil y simple que cualquiera, aunque no conozca tu negocio, pueda entenderlo, con el objetivo de poder delegarla posteriormente.

Cada uno de los pasos debe de ser sencillo y estar perfectamente explicado y documentado, adjuntando las  fotos, vídeos, enlaces o  documentos  necesarios  para poder realizarlo sin problema.

Te aconsejo que realices un primer esquema a lápiz y papel, numerando los pasos y anotando los enlaces y documentos adjuntos que necesitas. Haz una prueba real con ese borrador,  para comprobar que la secuencia anotada es la correcta y los documentos y adjuntos también.

Una vez comprobado, debes de registrarlo en un programa, que te permita tanto a ti, como a un tercero, acceder al procedimiento  completo sin necesitar de tu ayuda para completarlo.

Para hacerlo, puedes usar cualquiera de estas aplicaciones:

wunderlist

Wunderlist

evernote

Evernote

Asana

Asana

Sweet-Process

SweetProcess

¿Quieres ver un ejemplo?

Cuando yo empecé a sistematizar mi negocio, me di cuenta, realizando el paso 1, que una de las tareas que me consumía más tiempo era el procedimiento de bienvenida de un nuevo cliente a mis Planes Autónomos.

Así que decidí sistematizar y guardar el procedimiento, para realizarlo con mayor eficacia, en menos tiempo y , en su momento,  delegarlo.

Así es como tengo yo documentado en Sweetprocess mi procedimiento “Bienvenida Cliente Plan autónomos”.

 

EJEMPLO PROCEDIMIENTO BIENVENIDA PLAN AUTÓNOMO (pasar página)

BA2

BA3

BA4

 

 

Puedes hacerlo igual en Asana, Wunderlist  o Evernote.

Plan de Acción

  • Elige el primer cuello de botella en tu lista y empieza a documentar el procedimiento.
  • Se meticuloso con la información y adjuntos. Prepara documentos de apoyo
  • Es posible que si no lo has hecho, tengas que empezar a hacer  plantillas. Puedes usar word o excel.
  • Tómate el tiempo que necesites para documentarlo correctamente y haz una prueba con alguien externo para comprobar que todo lo entiende bien.
  • Introduce el procedimiento en un programa de los anteriores para que quede grabado y puedas compartirlo facilmente.

Lúcete. Un poco más de trabajo ahora puede ahorrarte mucho tiempo en el futuro.

3.  Delega la tarea

El paso anterior va a resultarte de gran utilidad,  aunque sigas realizándolo tú mismo.

Tener todo el procedimiento y documentos en un solo espacio va a hacer que lo ejecutes mejor, en menos tiempo y prácticamente sin errores. Además, te va a servir para optimizarlo.

Los procesos homogeneizados y estructurados te van a aportar además un beneficio extra. Una excelente imagen de empresa organizada y que funciona eficientemente.

Pero también puedes encontrar a alguien, interno o externo  (un empleado o un  “freelance”) para que realice esta tarea por ti y tu puedas liberar tiempo para labores más creativas y rentables en tu negocio.

Para ello y, no me importa repetirlo de nuevo, los procedimientos deben de estar lo suficientemente bien documentados para que cualquiera pueda realizar la tarea tan bien o mejor que tú mismo.

Busca colaboradores cualificados y que estén alineados con tu cultura y misión empresarial.

Evalúalos en un periodo de prueba y cuando estés seguro, contrátalos y les proporcionas el procedimiento documentado.

Es lo que hacen los empresarios de éxito para crecer.

Crean procedimientos para que otros puedan completar por ellos esas tareas. Delegan, pero delegan proporcionando procedimientos y procesos creados y probados previamente por ellos.

¿Por qué no puedes hacer tu lo mismo como freelance?

Puedes delegar a alguien de tu empresa, contratar un asistente virtual por horas, a otro “freelance” por servicio prestado, solicitar un becario (universidades y escuelas profesionales necesitan que sus alumnos practiquen y en todas hay excelentes  programas de becas y practicas).

Incluso, porque no, pedirle a un buen amigo o a tu pareja que te echen una mano en un momento determinado.

Sólo con compartirle el acceso al procedimiento en el programa que lo dejes grabado es suficiente para que empiece a hacerlo por ti.

4. Elige el siguiente cuello de botella y repite

Una vez que hayas delegado y procedimentado  con éxito el mayor cuello de botella de tu negocio, ve a la lista del paso 1  y empieza de nuevo a crear un nuevo proceso, tal y como creaste el primero.

Vuelve a evaluar tu lista y elige el segundo procedimiento a documentar y a aplicarle el resto de los pasos.

Vas a comprobar como empiezas a ganar tiempo, a desbloquearte y a hacer crecer tu negocio sin que aumenten tus horas de trabajo ni tu estrés laboral

¿Me cuentas que te ha parecido el post?

¿Quieres empezar a sistematizar tu negocio y tienes dudas?  No dejes de contármelo en los comentarios.

Un abrazo

Lourdes Sánchez

Lourdes Sánchez

Hola, soy Lourdes. Trabajo con freelancers de servicios en todas las etapas de su crecimiento, los ayudo a crear los sistemas de negocio que realmente funcionan para ellos y a integrarlos en sus procesos,para recuperar su tiempo, multiplicar su eficacia y ampliar el impacto de su negocio freelance.
Descarga mi checklist ¡CLIENTES FREELANCE YA!  
Lourdes Sánchez

¿QUIERES TOMAR EL CONTROL DE TU NEGOCIO Y HACERLO CRECER?

Apúntate y recibirás gratis consejos y recursos para ayudarte a conseguirlo

Buffer this pageShare on Facebook3Tweet about this on Twitter3Share on LinkedIn21Share on Google+0
6 comentarios
  1. Ana Sastre
    Ana Sastre Dice:

    Yo tb hago vídeo tutoriales con la pantalla, cuando es algo que voy a hacer varias veces y me vale para consultarlo yo y para delegarlo 🙂

    Deseando leerte de vuelta de vacaciones !

    Responder

Dejar un comentario

¿Quieres unirte a la conversación?
Siéntete libre de contribuir

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *