¿Trabajas más o mejor? Algunos consejos para trabajar de forma inteligente

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¿Trabajar más o trabajar mejor?

“Nuestra cultura venera el culto al trabajo. Oímos hablar de gente que se deja las pestañas trabajando hasta las tantas. Se pasan la noche en blanco, para luego quedarse dormidos en la oficina. Se considera un honor echar hasta el último aliento en un proyecto. Nunca es suficiente. Esta adicción no solo es innecesaria, también es estúpida. Trabajar más horas no implica que estés más involucrado o que seas más productivo. Simplemente significa trabajar más horas.

(Extracto del capítulo Adicto al Trabajo. Reinicia. Jason Fries y David H. Hansson.)

Cuando leí esto en Reinicia: Borra lo aprendido y piensa la empresa de otra forma (un libro que te recomiendo leer  por divertido y práctico)  reconozco que aplaudí. Y después envié el capítulo entero a una buena amiga que sufría desde hace tiempo en sus carnes a una jefa “adicta al trabajo”.

Por fin alguien se atrevía a cuestionar el mito empresarial que relaciona proporcionalmente el número de horas trabajadas con la productividad y la efectividad laboral. “Presentismo” le llaman algunos.

Y afecta por igual a trabajadores por cuenta ajena que a autónomos y profesionales que trabajan por su cuenta.

La solución está en trabajar de forma inteligente.

Afinando tus habilidades y rutinas para aprender a trabajar mejor, de forma más eficiente, vas a conseguir:

  • Tener más control y menos estrés. Ganarás en productividad y seguridad en tu trabajo.
  • Te convertirás en una persona más satisfecha con los resultados que consigues
  • Más tiempo para relajarte y disfrutar

Como dueña de mi propio negocio unipersonal intento usar estrategias en mi trabajo que consigan más en menos tiempo y con menos esfuerzo.

Sólo trabajar duro por trabajar duro es tedioso, poco efectivo y consigues muy poco progreso

Trabajar de forma inteligente implica que, detrás de cada paso que das, de cada acción que haces cada día,  hay una estrategia encaminada a conseguir tus objetivos, lo que de verdad deseas profesional y personalmente. Consigues más empleando menos tiempo y menos energía.

La receta es fácil. Aplicarla cada día, no tanto.

Se trata de asignar el tiempo adecuado a cada tarea, crear un sistema, centrarse sólo en una cosa a la vez y permitirte descansos

Aquí tienes mis consejos para trabajar de forma inteligente


1 Prioriza

Si sólo pudiese darte un consejo sería este. Prioriza. Cada día.

Aplica el Principio de Pareto a tu trabajo y negocio.

El ochenta por ciento de tus logros provienen del 20 por ciento de sus esfuerzos. Así que piensa estratégicamente: ¿Qué 20 % de tu trabajo te proporciona más valor según los objetivos que te has marcado?

Identifícalo y enfoca la mayor parte de su tiempo y energía en esa dirección.

 

Tareas prioritarias

Cada semana, el domingo por la tarde preparo mi “Lista de tareas prioritarias de la semana”, numeradas según su importancia, lo que determina el orden en que tengo que realizarlas. A cada una de ellas le asigno un periodo de tiempo o “deadline” en el que tiene que ser terminada. Empiezo cada día dedicando al menos 120 minutos estas tareas prioritarias. Una a una y por el orden que les he establecido. Intento no sobrepasar o sobrepasar lo mínimo posible el tiempo asignado.

 

No hago ninguna otra tarea hasta que termino los 120 minutos.

Es una lista de tareas prioritarias. No de todas las tareas pendientes. Evita las listas interminables. Mi lista de tareas prioritarias para una semana rara vez supera el número de 8-10

 

2 Revisa tu e-mail de 2 a 3 veces al día

No más.

Difícil ¿verdad?

Recuerda que ya te hablé de esto en otro post “7 errores a evitar para ser más productivo”

El email es una fuente continua de interrupciones y distracciones. Quizás, para mí el peor de los “ladrones de tiempo”.

Aprende a dominarlo antes de que él te domine a tí.

Dejar  abierta en todo momento una pestaña en tu navegador con el correo y con las notificaciones sonoras activadas es lo mejor que puedes hacer para perder el foco y la concentración en lo que estás haciendo.

Me resulta imposible dejar de mirar cuando oigo las notificaciones del email, ya sea en el portátil o en el móvil.

Esto me provoca desconcentración, interrupciones y pérdida de tiempo hasta que te vuelves a centrar en la tarea que estabas haciendo.

Así que, directamente lo que hago es cerrarlo y desactivar las notificaciones. También en el móvil

 

Reviso mi email 3 veces al día.

La primera por la mañana. A primera hora.  Hay quien no es partidario de empezar con el correo, pero yo me quedo más tranquila si lo hago así. Descargo los archivos que necesito, contesto las urgencias y anoto en mis listas de tareas lo que no es prioritario. Esto no me suele llevar más de 15-20 minutos. Luego sobre las 13:00 h. y de nuevo, en la tarde, al terminar la jornada. Respondo a los emails rápidamente y de manera breve y concisa. Escribir un email debe de ser lo más parecido a escribir un telegrama, no una novela por entregas. 

 

3 Crea tu rutina de trabajo y síguela

Para trabajar de forma más inteligente es necesario conocerse bien.

Identificar tus ritmos y ciclos vitales y adaptar la jornada a esos ciclos y a tus circunstancias personales y profesionales.

Nunca me ha costado levantarme temprano. No soy de esas personas a las que les cuesta tres cafés y dos horas sólo comenzar a hablar. Me levanto con la mente despierta y llena de energía.  Así que ocupo las primeras horas de la mañana para las tareas creativas o que necesiten de más concentración (creación de contenidos para cursos o ponencias, estudio de recursos, formación propia, ejecución de trabajo para clientes)

Conforme va avanzando el día voy “perdiendo fuelle” mental y físico. Por lo que me dejo las tareas más repetitivas y que me cuesta menos esfuerzo mental para esos momentos (contestar emails, archivar, recopilar documentación de referencia, trámites administrativos, recados fuera etc.)

Creo bloques de tiempo para cada uno de estos tipos de tareas a la semana, intentando agruparlas para ganar tiempo y los cumplo rigurosamente.

 

Mi rutina de trabajo

Crea un sistema de trabajo que contemple una rutina de inicio, una rutina central, y una rutina de cierre.  Intenta adaptarlas a tus circunstancias personales y profesionales. Ten en cuenta si tienes que recoger a los chicos del cole o si tus clientes te escriben emails o te contactan más por la mañana que por la tarde.

 Un ejemplo de rutina de inicio podría ser:

Café (10 minutos)

Leer y contestar email (30 minutos)

Tareas prioritarias de la semana (120 minutos)

Redes sociales. Leer, comentar y participar en publicaciones (30 minutos) 

Y un ejemplo de rutina de cierre:

Comprobar tareas prioritarias realizadas (10 minutos)

Revisar tareas prioritarias del día siguiente (10 minutos)

Leer y contestar email (30 minutos)

Archivar documentos físicos y digitales usados (20 minutos)

Recoger mesa de trabajo (10 minutos)

 

Comienza tu jornada de trabajo en el momento del día que mejor te funcione para tí y para tus clientes. Decide a qué hora termina tu jornada e intenta cumplir rigurosamente.

Trata a tu tiempo con respeto y gástalo sabiamente

 

4 Lee, aprende, fórmate

Considero mi tiempo de lectura y aprendizaje cómo parte de mi trabajo diario  y cómo tal lo trato.

Le dedico su hueco en mi agenda laboral. Y lo cumplo. Es el trabajo que más me gusta realizar.

Si quiero escribir grandes entradas en mi blog sobre estrategias y sistemas que funciones para freelancers y profesionales independientes tengo que leer los blogs, publicaciones y libros más importantes que hablan sobre estos temas. Si quiero enseñar y ofrecer a mis clientes y alumnos los mejores materiales, consejos, cursos,  tácticas y herramientas para sus negocios, antes tengo que conocerlas y practicarlas yo misma.

Estudio cómo lo están haciendo  personas de éxito en diferentes campos, cómo manejan situaciones similares a las que me pueda encontrar. Realizo mis propias investigaciones sobre temas que me interesan a mí y los que me siguen.

Abrirá tu mente, te inspirará, encontrarás nuevas fórmulas para tu negocio, para solucionar problemas de tus clientes o propios.

Cada minuto y cada euro que gastes en formarte será la mejor inversión que puedas realizar.

 

Aprende

Aprende. Conviértete en una máquina de aprender. Haz preguntas a expertos. Hazte preguntas tu mismo. Toma clases. Lee. Lee cada día. Si no te gusta leer, prueba con los podcast o los audiolibrosVe a conferencias, a eventos. Apúntate a webinars o conferencias on line. Sigue los blogs de referencia de tu sector y a sus expertos.

Reserva un tiempo en tu agenda diariamente para aprender y leer. 

Tu vida comenzará a ser mucho más interesante y se reflejará en el crecimiento de tu empresa.

 

Además de todo estos beneficios, ¿sabías que  las personas que estudian y aprenden constantemente viven más? Pues parece que sí, que está demostrado. Puedes comprobarlo aquí 

 

5 Tómate un kit kat

Ser productivo, eficiente y creativo  durante 8-12 horas seguidas es casi imposible (para mí, al menos).

Resulta mucho más eficaz trabajar en  series de 25-30 minutos sin romper la concentración , y luego descansar 5 minutos. Los “kit-kats”.  Me centro en algo durante 25 minutos y después un descansito mental de 5 minutos.  después de 3 series, el descanso pasa a 15 minutos.

Es la técnica “pomodoro”

Se trata de mantener una concentración alta manteniendo el cerebro fresco y descansado, para conseguir hacer tantas tareas como puedas en la menor cantidad de tiempo.

El proceso es muy sencillo, tal y cómo te he explicado antes.

Durante 25 minutos deberás trabajar sin distracciones de ningún tipo. Cuando un pomodoro finaliza  tienes  5 minutos de descanso para lo que quieras: pasear, tomar un café, entrar en facebook, lo que prefieras. Después de tres o cuatro pomodoros, puedes tomarte un descanso mayor, de unos 15 minutos.

Uso esta extensión para el navegador Chrome.  Simple Pomodoro

A algunas personas no le funciona porque necesitan periodos más largos de concentración  pero a mí y mi natural tendencia a la dispersión me viene fenomenal.

 

Descansa

De media, nuestro cerebro es capaz de permanecer enfocado máximo 90 minutos. En ese momento vamos a necesitar al menos 15 minutos de descanso. Son los ritmos ultradianos (aprox de 90 minutos) que rigen nuestra vida, alternándose con los circadianos (24 horas). Tomarse estos descansos debería ser obligatorio en tus rutinas de trabajo. Al tomarlos vas a permitir que tu mente y tu cuerpo se renueven y estén de nuevo preparados para otros 90 minutos de actividad a pleno rendimiento. Tómate también al menos un día y medio libre a la semana. Sin trabajar. Sin leeer ni contestar emails de clientes. El descanso físico y mental semanal debería ser innegociable. 

 

Tu cerebro y tu cuerpo son los principales activos de tu negocio. Sé equilibrado y cuídalos.

 

 

Trabajar duro puede llegar a ser inútil si no trabajas de forma inteligente.

Aplica estos consejos. Empieza también a Crear sistemas para tu negocio y conseguirás mejores resultados con un menor esfuerzo.

¿Y tú?

¿Qué consejo o rutinas  nos darías  para trabajar más inteligentemente?

 

 

Lourdes Sánchez

Lourdes Sánchez

Hola, soy Lourdes. Trabajo con freelancers de servicios en todas las etapas de su crecimiento, los ayudo a crear los sistemas de negocio que realmente funcionan para ellos y a integrarlos en sus procesos,para recuperar su tiempo, multiplicar su eficacia y ampliar el impacto de su negocio freelance.
Descarga mi checklist ¡CLIENTES FREELANCE YA!  
Lourdes Sánchez
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5 comentarios
  1. Ana Sastre
    Ana Sastre Dice:

    Esa ley de pareto maravillosa que no solo deberiamos aplicar al trabajo sino a todo en nuestras vidas…. Fantastico artículo, se echaban de menos ya 🙂 Un fuerte abrazo!

    Responder
  2. José Carlos
    José Carlos Dice:

    Este post tendría que ser lectura obligatoria para cualquier empresario Es oro puro. En particular me quedo con dos aspectos que considero imprescindibles.

    – priorizar: si priorizas significa que tienes claros cuáles son tus objetivos y que distingues entre lo urgente y lo importante, lo cual es vital para no quemarse con el día a día.
    – rutina de trabajo: lo primero que enseñamos a los niños es a tener su rutina: la rutina de baño, la rutina de sueño. No sé por qué pero a los humanos la rutina nos funciona, nos da estabilidad porque sabemos cuál es el paso siguiente y al reducir incertidumbre nos sentimos más cómodos. Yo suelo utilizar como parte de la mía abrir el día con un vistazo a la agenda y lo planificado para hoy. Y termino revisando si lo he cumplido y qué es lo que me espera al día siguiente. Con eso mi cerebro desconecta y me puedo poner a jugar a la oca de Peppa Pink cono mi hija 🙂

    Un gran artículo Lourdes y el libro Reinicia es brutal para romper con tópicos que ya no funcionan.

    Abrazo!!

    Responder
  3. Lourdes Sánchez
    Lourdes Sánchez Dice:

    Muchas gracias por tu comentario y por contarnos tu propia experiencia, José Carlos.
    Estoy de acuerdo contigo en la importancia de priorizar y crear rutinas de trabajo para poder avanzar con foco y sin dispersiones.
    En especial las rutinas de inicio y fin de jornada me parecen fundamentales. Me dan, como tu bien dices, tranquilidad y me reducen la ansiedad y el estrés
    Conseguir conectar tus objetivos y metas más generales y a medio-largo plazo con estas tareas diarias es algo que suele resultar complicado a emprendedores y profesionales. Pero es el secreto de conseguir lo que deseas.

    P.D. Sigo tu blog desde hace tiempo. Lo recomiendo habitualmente en mis clases a emprendedores. Ya sabes que soy una convencida de la importancia de la gestión para la optimización y continuidad de los negocios, en especial, los pequeños. Para los que no lo conozcáis, echadle un vistazo, que merece la pena. http://www.cuantovaleuneuro.es/
    Te ví en Tribucamp,pero no me dio tiempo de charlar contigo. En la próxima ☺☺

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