¿Te has preguntado alguna vez porqué fracasan tantas empresas y negocios en España?

Porque yo sí.

Paseo por las calles de mi ciudad y veo comercios que abren y cierran antes de que te me haya acostumbrado a sus escaparates.  Me entristece  encontrarme con alumnos emprendedores a los que animé en proyectos muy bien diseñados a priori,  y que no han conseguido evitar que su negocio fracase o prolongarlo más allá de su  primer año de vida.

Es verdad que, en los últimos años, se ha acelerado el ritmo de creación de empresas, pero también cierran cada vez más. Es un dato contrastado.

Si tú ya tienes tu propio negocio, o eres autónomo, deberías saber que 8 de cada 10 nuevas pequeñas empresas fracasan antes de cumplir los 5 años. Y tan solo 1 de cada 10 consigue sobrevivir más de 10 años.

El  panorama parece complicado, ¿no?

Pero, ¿por qué cierran tantos negocios antes de los 5 años?

Por si  no lo sabías,

[Tweet "Más del 85 % de los fracasos de pymes y #freelancers se deben a una  deficiente gestión"]

Vamos, que ni sabemos gestionar,  ni gestionamos, ni tenemos tiempo para aprender a gestionar.  Y tiene su lógica.

Cuando empiezas con tu empresa,  y tu empresa eres tú y solo tú,  no tienes tiempo para nada que no sea hacer tu trabajo y conseguir más clientes. Y eso ya te ocupa 25 de las 24 h, que tiene el día, ¿verdad? Tu formación y las actividades de dirección/control del negocio quedan en un segundo lugar. Ya lo haré. Más adelante. Cuando tenga más tiempo. Y más dinero. O sea…, nunca. No lo haces.

Como para que yo venga ahora a ponerte más tareas. Y menos de llevar cuentas. A mí, ¡que soy de letras! (Frase literal de un cliente/amigo al que aprecio una barbaridad, por cierto).

Pues lo siento, porque si quieres que tu negocio sobreviva al menos a tus plantas tienes que enfrentarte a  algunos números.

Vas a tener que convertirte en el “autocontroller” de tu empresa.

[Tweet "Conviértete en el "autocontroller" de tu negocio y empieza a obtener mejores resultados"]

Pero no te preocupes, que no te voy a obligar a apuntarte a un maravilloso curso de contabilidad ni que apliques complicadas fórmulas financieras. Sólo quiero que empieces poco a poco,  implantando algunas acciones de seguimiento. Más vale llevar poco control, que ninguno. Estarás dando el primer paso para consolidar tu negocio.

Vamos a ello:

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Implementa este plan de acción en 5 pasos para evitar que tu negocio fracase

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#1 Dedica parte de tu tiempo a la gestión

Empieza por hacer un hueco en tu agenda semanal para las actividades de “controller”.  Y no me digas que no lo tienes. Encuéntralo, sin excusas. Con un par de horas a la semana puede ser suficiente. Reorganiza y reagrupa tareas, verás cómo logras encontrar esas dos horas. Agéndalas para que sucedan.

Y cúmplelas  a rajatabla.

#2 Conoce los "semáforos" de tu negocio

Los indicadores  “imprescindibles” que debes de controlar en tu empresa. Empieza por conocer los términos y familiarizarte con su fórmula de cálculo. Si no tienes formación en gestión puedes empezar con estos cinco. Son suficientes, de momento.

Posteriormente, cuando vayas avanzando  con las herramientas y procesos y las tengas implantadas en tu negocio, iremos  profundizando en otras métricas más complejas. Porque lo verdaderamente importante es que empieces ya, aunque sea con los básicos.

• Facturación total: Lo que vende mi empresa. Ojo, no lo que cobra, sino lo que vende) Para medir la facturación tienes que sumar las ventas (sin incluir el IVA) en un periodo determinado de tiempo.
• Gastos totales: Lo que gasta mi empresa. Ojo, no o que tengo que pagar, sino lo que gasto en un periodo de tiempo. Tienes que identificar todos y cada uno de tus gastos y sumarlos (sin incluir el IVA)
• Resultado total (Beneficio o pérdida) Tus facturación total menos tus gastos totales. Debe ser mayor que cero. De lo contrario estarías perdiendo dinero.
• Liquidez, cash o tesorería: Lo que te queda de dinero en la empresa una vez que has cobrado de tus clientes y has realizado todos tus pagos.  Se calcula sumando al dinero que tiene tu empresa en un momento determinado (caja y bancos) los cobros realizados (IVA incluido) y restándole los pagos realizados (IVA incluido). Es primordial que controles que es mayor que cero, porque en caso contrario puede llegar a parar el funcionamiento de tu empresa. Y tendrás que actuar con rapidez.
• Valor patrimonial de tu empresa: La diferencia entre lo que vale lo que posee tu empresa o negocio (dinero, oficinas, instalaciones, material, existencias, muebles) es decir sus activos y el valor de lo que debe (préstamos, otras deudas, lo que debemos a proveedores y acreedores). Debe ser de signo positivo (mayor que cero) y te va a dar información sobre el grado de endeudamiento de tu negocio.

Controlando estas métricas podrás actuar a tiempo ante un problema y mejorar tus resultados.

[Tweet "5 semáforos de gestión para tu empresa: facturación, gastos, resultado, cash y endeudamiento"]

#3 Establece los plazos para revisarlos y haz un presupuesto

Tienes que elegir para qué periodo de tiempo vas a medir cada uno de estos semáforos o indicadores. Este puede depender del volumen o dimensión de tu empresa, de las herramientas de que dispongas o incluso del tiempo que puedas dedicarle.

Yo te aconsejo los siguientes:

• Facturación total: Mensual, Trimestral y Anual.
• Gastos totales: Mensual, Trimestral y Anual.
• Resultado total (Beneficio o pérdida): Mensual, Trimestral y Anual
• Liquidez, cash o tesorería: Mes a mes. Anual.
• Valor patrimonial de tu empresa: Anual.

Además, haz un presupuesto previo para poder comparar tus datos y sacar conclusiones útiles para tu negocio. El presupuesto puedes hacerlo en base a estimaciones (lo que tú piensas que debes de conseguir)  objetivos (lo que tú quieres llegar a conseguir) o históricos (lo que tú has conseguido en periodos de tiempo anteriores).

#4 Elige la herramienta y empieza a medir

Usa el método o herramienta que tú prefieras, el que te resulte más fácil o cómodo de utilizar.

Lo importante en la gestión de tu empresa  no es la herramienta que uses,  sino midas, analices y saques conclusiones.

Puedes usar la información que te proporciona tu asesor, una hoja de Excel, una aplicación o programa de gestión/contabilidad, o incluso una simple libreta en la que anotes tus cálculos. Intenta automatizar  las mediciones todo lo posible para que no te sea costoso en tiempo y esfuerzo, porque de lo contrario, acabará sin hacerse.

Incorpóralas a las rutinas de tu negocio. Ponte en acción y empieza desde hoy mismo a capturar los datos imprescindibles para que tu negocio perdure.

#5 Analiza, compara y saca conclusiones

Los cuatro pasos anteriores no te van a servir para nada más que para hacerte perder el tiempo,  si no realizas este último a conciencia. Es más, ni siquiera es necesario que los anteriores los realices por ti  mismo. Puedes externalizarlos, encargárselos a alguien de tu empresa, o a ese familiar que siempre te ayuda con los números, que ya sabemos que eres de letras y no es lo tuyo.

Pero el paso 5 debe de ser sólo para tus ojos. Sí o sí, sin excusas. Es indelegable.

Es donde cobra sentido todo el trabajo anterior.

Debes  observar y analizar:

• Los resultados en si mismos. Si son positivos o negativos y los valores absolutos.
• Su evolución en el tiempo, comparándolos meses, años o trimestres anteriores en tu misma empresa.
• Si tienes datos tipo del sector, o de alguna empresa similar o de la competencia, puedes realizar comparativas. Si los consigues se convierte en información muy valiosa para tu negocio.
• Detectar tendencias. Comparar crecimientos. Si las ventas van aumentando mes a mes, o hay una bajada puntual.  Revisa si hay estacionalidad (más o menos vetas p.e. en determinada época del año)
• Comparar resultados reales con tu presupuesto. Calcula las desviaciones.
• Puedes calcular porcentajes de aumentos o disminuciones sobre resultados anteriores y/o presupuestos
• Comprobar datos “alarma”: Resultados negativos, aumentos de endeudamiento, cash negativos.

Y por último: Saca conclusiones útiles para tu empresa

• Escribe tus conclusiones. No te limites a pensarlas y guardártelas para ti.
• Acostúmbrate a escribir un pequeño informe  (un párrafo puede ser suficiente) en el que expreses las conclusiones a las que has llegado después de analizar los semáforos de tu negocio y si estas conclusiones van a  implicar alguna decisión o acción futura en tu negocio.
• Guarda este informe junto con las métricas cada mes, trimestre o año que analices. Obtendrás un valiosísimo archivo de información interna para tu empresa

Si has llegado leyendo hasta aquí, permíteme que te haga  una pregunta

¿Quieres evitar que tu negocio fracase?

Dejar de controlar la gestión es algo que no te puedes permitir

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