Gestión de finanzas freelance durante la pandemia. Cómo ser proactivo y comenzar un plan de acción financiero efectivo.
Después de mucho, muchísimo tiempo sin publicar en este blog, vuelvo a la carga con mis reflexiones sobre lo ocurrido en esta primera mitad de año y mi pequeña aportación para ayudarte a sobrellevarlo mejor, para que seas más proactivo y empieces a crear un plan de acción financiero efectivo de verdad.
LA PANDEMIA, «LA MADRE» DE TODOS LOS IMPREVISTOS
La pandemia de coronavirus nos ha dejado a muchos de nosotros con una sensación de miedo como nunca antes habíamos experimentado.
Enfrentados a una nueva enfermedad que nadie conocía y que todavía genera mucha intranquilidad, nos hemos visto obligados a cambiar drásticamente nuestro estilo de vida para mantenernos seguros.
Para empeorar las cosas, las preocupaciones por la salud traen consigo otro tipo de preocupaciones: problemas financieros. Con miles de autónomos solicitando prestaciones y una brutal recesión oficialmente en marcha, la incertidumbre económica abunda.
Y yo lo he vivido en mis propias carnes.
Han sido meses realmente duros.
A la lógica angustia y preocupación inicial por nuestra salud y la de los nuestros (en casa hemos pasado dos cuarentenas completas y una repatriación) se une el shock económico, fiscal y jurídico de una situación que ha afectado directa o indirectamente a la mayoría de mis clientes.
Nuevas leyes en marcha cada semana, ayudas, prestaciones, control de daños exhaustivo de clientes, bajas, ertes, cambios de plazos de impuestos, aplazamientos…¡¡la locura!!
Ante esta situación es relativamente fácil sentirse fuera de control o catastrofista.
Pero ese nunca ha sido mi estilo de afrontar los problemas.
DESPUÉS DEL IMPACTO HABÍA QUE ACTUAR. PRIMERO LO PRIMERO.
Tras una semana en estado de shock, permanente angustia y desconcentración, no tuve más remedio que ponerme las pilas y actuar lo más rápido posible.
Lo primero que hice fue asegurar que la situación en casa estaba controlada (comida, suministros de mascarillas, guantes, paracetamol, termómetros…) y de que todos entendíamos las normas e íbamos a cumplirlas estrictamente.
Un poco más tranquila en ese sentido, comencé con el control de daños directo de mis clientes. Había que evaluar rápidamente la situación de cada uno para priorizar acciones y sugerir soluciones rápidas a los más afectados por la situación.
Así que no hubo más remedio que liberar tiempo. Cancelé la III Edición de Top Money Freelance©, programada para comenzar el 30 de marzo. Incluso si no hubiese necesitado el tiempo la habría cancelado. No era el momento.
Fueron unas semanas estresantes. Cada semana el gobierno anunciaba nuevas ayudas y leyes que publicaban en el BOE el domingo para entrar en funcionamiento el lunes.
La instrumentalización de estas medidas fue realmente compleja ya que los organismos oficiales no pudieron adaptarse a tiempo a la nueva situación de no presencialidad. Que alguien atendiese un teléfono en una institución para resolverte una duda era más complicado que subir al Everest en patinete.
Pero mi obligación como profesional no era otra que estar ahí, informada e informando para intentar mantener a los míos seguros y solventes durante esta crisis.
Aunque eso implicara no tener ni un día de descanso en meses y dormir bastante poco.
Y luego estaba el aspecto emocional. Es difícil no empatizar con padres y madres de familia realmente asustados y preocupados por el presente y futuro económico de sus hijos. Sinceramente, esto me afectó bastante en esos días.
Aunque por suerte, la mayoría de mis clientes ya tenían negocios digitales, (menos afectados directamente por esta recesión) y sus finanzas puestas en orden, lo que les proporcionaba a ellos (y a mí) la posibilidad de actuar con mayor flexibilidad y serenidad ante la situación.
LA OBLIGACIÓN MORAL DE DIVULGAR
Una vez controlada la situación inicial y replanificado el trabajo que estaba por venir (se retrasaron los plazos de los impuestos del primer trimestre, pero no la campaña de renta ni los impuestos del segundo trimestre) llegó la hora de poner mi granito de arena para colaborar a sobrellevar mejor esta situación.
No me quitaba de la cabeza a todos aquellos profesionales que me siguen en mi comunidad o mis redes.
No importa en qué parte de España o del mundo viviesen. Lo más probable es que estuvieran impactados por la pandemia de coronavirus.
Y, si eran como yo, podrían estar preguntándose sobre cómo afectaría a las finanzas de su negocio y a las familiares.
Era importante ayudarlos a superar el bloqueo inicial y que comenzaran a tener clara la visión de las finanzas de su negocio y cómo influyen en su economía personal para que pudiesen tomar las mejores decisiones informadas.
Así que rápido y sobre la marcha preparé una sesión especial #medidascoronavirus para mi comunidad Pro Freelance Club
En esta sesión traté aspectos que me parecieron bastante urgentes, tales como qué hacer si te pones enfermo (bajas e incapacidad laboral temporal) , medidas especiales de ayuda por coronavirus para autónomo (con y sin trabajadores), ertes, afectados o no por cierres obligados y desempleados por ertes.
Pero más importante, bajo mi humilde punto de vista era ofrecer una visión global que consiguiese romper la situación generalizada de bloqueo y parálisis que estaba detectando entre lectores, clientes y allegados.
Si quieres verla al completo, haz click aquí abajo para darle al play y ver el vídeo:
En este enlace puedes descargarte además toda la info y notas de la sesión.
Aunque queda todo explicado en el vídeo, os dejo por aquí un resumen general de mis sugerencias.
PLAN ANTIBLOQUEO.
CÓMO SER PROACTIVO Y COMENZAR UN PLAN DE GESTIÓN FINANCIERA ANTIPANDEMIA
Si por tu mente han pasado o están pasando pensamientos catastrofistas o de miedo incontrolable ante la situación, quiero que sepas que también han pasado por la mía.
Esto es lo que está ahora en la mente de la mayoría de la gente: ¿Caerán los ingresos de mi negocio? ¿Por mucho? ¿Cuántas pérdidas puedo permitirme? ¿Qué puedo hacer para mitigar las pérdidas? ¿Cuándo debo recurrir a mis ahorros?
Es completamente natural tener pánico por el dinero y por la estabilidad económica en este momento. Ten en cuenta que esta es una situación totalmente nueva y globalizada, de la que no tenemos referencias anteriores que nos sirvan de guía.
Personalmente, lo único que me ha ayudado a sobrellevar el pánico financiero es hacer una evaluación de daños y planificar las posibles acciones, tanto en el ámbito de las finanzas personales como en las de mi negocio.
Por si acaso no sabes ni por dónde empezar, esto es lo que te recomiendo que hagas:
[PASO 1] CONTROL DE DAÑOS Y PLAN DE ACCIÓN EN TUS FINANZAS PERSONALES]
En primer lugar hay que actuar con tranquilidad y no entrar en pánico. En situaciones de máximo estrés es importante dedicar un tiempo al autocuidado físico y psicológico. Si tu cuerpo y tu mente no te sostienen no podrás avanzar en nada. Si queréis profundizar en este tema os dejo por aquí la muy aconsejable la sesión especial «Anti-caos para Emprendedores en cuarentena» que mi amiga Laura Ruiz de «Caos Cero» preparó para su academia.
✅ Mientras que dure la pandemia ten un stock de seguridad de suministros básicos: alimentos, medicinas y protección (alimentos no perecederos, termómetro, paracetamol, mascarillas, guantes, desinfectantes…).
✅ Valora el grado de afectación de tus ingresos familiares: y decide las acciones más urgentes a acometer. Posible solicitud de prestaciones Covid, prestaciones desempleo o ayudas y subvenciones. Posible solicitud de moratorias hipotecarias o de otros préstamos. Posible solicitud de un préstamo bancario personal. Lo normal es que durante un tiempo tengas que acostumbrarte a lidiar con esta pérdida de ingresos, así que hay que valorar todas estas posibilidades.
✅ Calcula el importe de tus gastos mensuales familiares: una vez calculados los gastos, si estás muy afectado y el importe supera tus ingresos mensuales actuales, o tiras de ahorros o hay que pasar a una estrategia de gasto de emergencia. Distingue entre gastos esenciales y no esenciales, prioriza estos últimos (aquí tendrás que decidir en base a tus valores personales) y ve suprimiéndolos en orden de menor a mayor importancia para tu unidad familiar.
✅ Una vez que sepas cuál es tu situación financiera, crea un presupuesto: para que puedas llegar a fin de mes de manera realista hasta que la situación comience a normalizarse.
✅ Asegúrate un fondo de gasto básico familiar disponible mínimo 1-2 meses: si no lo tienes disponible, valora acudir a alguna fuente de financiación temporal (préstamo de familiares, ventas de cosas que no utilices etc). Revisa tus saldos bancarios para saber en qué situación te encuentras; si tienes un pequeño colchón, guárdalo en cuenta aparte como fondo de emergencia, para que no puedas gastarlo accidentalmente.
✅ Reevalúa su situación de trabajo desde casa si es el caso: puede ser el momento de establecer una oficina en casa cómoda y adecuada a más largo plazo. Aunque vuelvas al trabajo presencial es muy probable que se implanten pautas de distanciamiento social y, posiblemente, horarios divididos, por lo que trabajar con el portátil desde la mesa de la cocina o la cama no será lo más conveniente.
[PASO 2] CONTROL DE DAÑOS Y PLAN DE ACCIÓN EN TU NEGOCIO FREELANCE
Al igual que en el ámbito familiar, es prioritario actuar con tranquilidad y no entrar en pánico. Las decisiones en tu negocio tienen que ser rápidas, pero no impulsivas ni generadas por una situación de ansiedad temporal.
✅ Valora el grado de afectación de tus ingresos de negocio: es hora de revisar cuánto y cómo se han visto afectadas tus diferentes fuentes de ingresos. Debes de hacer el análisis individualizado por cada línea de ingresos o tipo de servicios que preste tu negocio y valorar para cada una de ellas el impacto (cuanto han disminuido o van a disminuir), si este va a ser temporal o definitivo y las razones de este impacto. También es el momento de decidir las acciones de urgencia a tomar: cancelar o aplazar servicios, lanzar servicios complementarios, baja temporal, solicitar desempleo, solicitar un erte para tus trabajadores etc.
✅ Revisa tus gastos de negocio: aquí es importante que tengas bien claro los gastos esenciales y los no esenciales. Haz una lista de todos tus gastos no esenciales. Clasifícalos de más a menos importantes. Los más importantes son los que son buenos e indispensables para el funcionamiento correcto de tu negocio. Hacen que gestionarlo sea más fácil y eficiente. Los menos importantes son los gastos que benefician a tu negocio, pero que no afectan sus operaciones diarias (como determinadas inversiones para el crecimiento o desarrollo a futuro).
✅ Fija en tu mente una cifra. Tu gasto esencial mensual: es decir el importe del gasto esencial mensual de tu negocio más el sueldo mínimo esencial, el mínimo ingreso que necesitas ganar para cubrir tu parte de gastos esenciales familiares. Ahora ya sabes exactamente qué cifra de ingresos necesitas y cuantas pérdidas puedes realmente afrontar.
✅ Actúa sobre los gastos de negocio: si tus ingresos están muy disminuidos debes ir a una estrategia de frugalidad de gasto o gasto de emergencia si estás muy afectado. Corta primero los gastos de negocios menos importantes, es decir, los no esenciales y por orden de menor a mayor importancia. Esto minimiza el impacto en tu operativa habitual de negocio. Es hora de revisar tarifas y todas esas suscripciones que realmente no necesitas. En situaciónes de incertidumbre valora la actuación a corto plazo e ir revisando según varíen las condiciones.
✅ Asegúrate un fondo de seguridad para gasto esencial de negocio mínimo 1-2 meses: si lo tienes disponible, ponlo en una cuenta aparte para no utilizarlo salvo en caso de necesidad. Si no, en el futuro, ten en mente construir tu fondo para imprevistos de negocio.
✅ Comunicación y acciones urgentes con clientes: ¿Qué necesita tu cliente realmente ahora mismo? ¿Por qué no son capaces de conseguir lo que necesitan? ¿Qué puedes ofrecer que satisfaga sus necesidades? ¿Cómo puedes adaptar tu negocio para ofrecérselo? ¿Es hora de vender o de sembrar? Es hora de hablar con tus clientes o comunidad y adaptar en lo que puedas tu marketing, servicios y soporte a cliente a lo que demande la nueva situación.
✅ Tiempo de ser creativos para aumentar ingresos: aprovecha la ocasión y el canal digital para reinventarte y diversificar. Piensa en posibles nuevas fuentes de ingresos, su potencial y estrategia de ventas. Puede que este sea el empujón que necesitabas para hacer crecer y diversificar tu empresa.
✅ Por último, siempre hay tiempo para la solidaridad: ¿Cómo puedo ayudar a otros? Haz una lista de cosas que puedas hacer para ayudar a otros negocios o personas que puedan estar pasándolo mal. Suscripciones que puedas mantener, labores de divulgación gratuita en tu sector, aplazamiento de pagos a clientes afectados etc. Nunca olvidamos cuando alguien nos echa una mano en situaciones complicadas. Siembra y recogerás.
PASO 3. PLAN DE ACCIÓN FINANCIERO A MEDIO PLAZO
Tómate un tiempo ahora para valorar tu situación financiera y patrimonial global y las acciones a acometer a medio plazo. En tiempos de tanta incertidumbre no hay otra que estar preparados. Ignorar los problemas de dinero no hace que estos desaparezcan.
✅ Comprueba la duración probable de tu fondo de imprevistos o ahorro: ¿Para cuantos meses tienes garantizado tus ingresos esenciales si continúas en la situación actual? Te dará una idea del plazo máximo de que dispones para tomas decisiones.
✅ Continúa con un estricto control del presupuesto familiar: Tendrás que ir adaptando el nivel de frugalidad según la afectación vaya cambiando.
✅ Si es necesario, valora posibles ingresos extraordinarios: venta por internet de pertenencias que no te sirvan, venta de segunda residencia, venta de segundo vehículo o aparatos electrónicos y, por qué no empezar un nuevo negocio. Un negocio te da un nivel de independencia y un flujo de ingresos secundarios (¡o primarios!) para ayudarte a estar mejor preparado para el futuro. La pandemia nos ha enseñado que nunca se sabe cuándo cambiarán las cosas y cómo nos afectarán.
✅ Valora la posibilidad de endeudarte: solo si es estrictamente necesario.
✅ Qué hago con mis inversiones y plan de ahorro: ¿Rescato, paro aportaciones? Si ya tienes inversiones en marcha puedes parar las aportaciones o rescatar fondos de ahorro si es necesario (antes intenta recortar gastos no esenciales), pero hazlo siempre con inteligencia financiera y bajo el consejo de un buen asesor financiero independiente. Por ejemplo, algunos productos financieros pueden tener penalizaciones importantes si los rescatas. Como norma general, si tienes inversiones más líquidas y menos líquidas, rescata antes las de mayor disponibilidad.
✅ Revisa tus coberturas de seguros: ahora es un buen momento para revisar tus pólizas de seguro. Algunos pueden incluir algún beneficio por pérdida de ingresos. Revisa el resto de tus pólizas para ver si tienes la cobertura que necesitas en otras áreas. Si tienes demasiada cobertura, puedes reducirla para ahorrar algo de dinero. Si tienes una cobertura inadecuada, puedes ajustar tu póliza para adecuarla a la nueva situación.
Espero de corazón que esta checklist de acción financiera te pueda servir como desbloqueo y te ayude a tomar conciencia para coger las riendas de un tema que afecta tan directamente a tu vida, seguridad y futuro familiar como la gestión de tus finanzas.
Finalmente, de esta situación tan dura debemos de sacar lo positivo: entender que el futuro es siempre imprevisible, pero solo depende de nosotros mismos que nos pille preparados para afrontarlo.
Ser responsables del autocuidado financiero de nuestros negocios y, sobre todo, de nuestras familias, debería ser prioridad en estos tiempos de incertidumbre.
Te aseguro que se duerme mucho mejor cuando sabes que todo está o va a estar en su lugar.
Si necesitas guía en este camino, Top Money Freelance© puede servirte de ayuda.
Comenzamos la III Edición en unos días. Solo pide tu sesión gratuita y hablamos.
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