Soy fan declarada de Trello.

Si aún no conoces esta aplicación, te diré que en este momento es la herramienta que más me ayuda a sistematizar y simplificar mi negocio (y mi vida personal).

Como cualquier otro freelance, me enfrento cada día al reto de mantenerme organizada para no perder el control.

Tener que gestionar simultáneamente varios proyectos con clientes, tareas de marketing y la gestión y desarrollo de tu propio negocio puede llegar a sobrepasarte si no eres capaz de sistematizar procesos.

Sin duda las aplicaciones y programas son una gran ayuda, pero opino que un exceso de herramientas puede llegar a complicarte la vida más que solucionar tus problemas.

Por estos motivos cada vez soy más partidaria de profundizar en el uso de herramientas en las que un freelance pueda llegar a gestionar casi el 100 % de su negocio.

Y  Trello es una de mis favoritas.

Puedes usar Trello para organizar y gestionar múltiples aspectos de tu vida diaria y personal, pero quiero centrarme en los usos para pequeños negocios.

Este post te ayudará a entender qué es Trello, cómo funciona y cómo puedes usarlo para optimizar los procesos de tu negocio freelance.

Qué es Trello y cómo funciona

 Trello es, en pocas palabras, una lista de listas.

Una lista de listas que puedes organizar de la forma que quieras.

Para mí, este es su principal atractivo. Su flexibilidad es tal, que funciona para cualquiera, desde el más pequeño de los negocios hasta los más complejos equipos de grandes empresas.

Imagina crear un proyecto con post-it en una pizarra, donde cada columna es una lista o fase del proyecto y que pudieses ir desplazando tareas de una columna a otra.

Trello consigue esto de forma digital, por lo que es ideal para representar flujos de trabajo y facilitar la visión global de un proyecto, sea cual sea.

Por ejemplo, para un freelance es fundamental llevar un CRM o Gestión de Contactos de Clientes.

Con Trello puedes hacerlo de una forma intuitiva y simple.

Aquí tienes un ejemplo

• Es un sistema visual en el que cada A.Tablero representa un proyecto o área a seguir, cada B. Lista un momento o fase del mismo y cada C. Tarjeta una tarea concreta.
• Una tarjeta es el sistema de organización primaria y puede contener todo tipo de detalles, una descripción, listas de control, archivos adjuntos, comentarios, fechas de vencimiento, miembros de equipo, etc.
• Al observar el tablero en su conjunto consigues la visión global del estado del proyecto, mientras que cada tarjeta expone en detalle una parte del trabajo

• Tarjetas y listas pueden moverse libremente en cada tablero, pasando de un estado a otro.
• En cada tarjeta o lista puedes etiquetar lo que quieras, lo que proporciona al sistema libertad y flexibilidad.

Mira este ejemplo de tarjeta en mi Tablero CRM

Lo que hace a Trello diferente es esa alegría de ir moviendo las tarjetas al igual que lo harías con unos post-it en el mundo real. Para que te hagas una idea, es como tu viejo tablero de corcho, pero en formato digital, fácil y divertido.

Tableros, listas y tarjetas pueden ser en Trello justo lo que tu quieras que sean, por lo que se convierte en un sistema de organización tremendamente flexible. Tan simple o tan complicado cómo desees. 

Cómo debes usar Trello si eres freelance

Se trata de ir creando tableros diferentes para diferentes áreas o proyectos en tu negocio.

Los dos usos principales de Trello para freelancers suelen ser la Gestión de Proyectos y la Gestión de Tareas o Planificación

El proceso sería más o menos el siguiente

1. Crea un tablero por proyecto
2. A continuación, crea listas o columnas para el proceso natural del mismo. Por ejemplo:

"Para hacer"👉 “Para terminar” 👉"Hecho" 👉 “Para revisar”👉 “Para Aprobación Cliente" 👉"Para enviar”.

Las columnas dependerán del proyecto o área de tu negocio que estés gestionando. Si, por ejemplo, usas un tablero para Seguimiento de clientes, las columnas podrían ser:

"Primeros contactos"👉 “Entrevista” 👉"Envío propuesta" 👉 “Seguimiento”👉 “Aceptado" 👉"No aceptado”.

3. Añade tarjetas para cada una de las tareas que debas de realizar para cada proyecto, y rellena cada tarjeta con los detalles específicos y todo lo necesario para realizarla. Puedes usar "checklist de verificación" para marcar las tareas específicas de cada tarjeta a medida que se completan, añadir vencimientos, adjuntar archivos.
4. Adjunta archivos, etiquetas de color, "check list de verificación" o vencimientos a las tarjetas para hacer las cosas más fáciles. Para saber más de estas funcionalidades visita Aspectos básicos del Tablero de Trello 
5. Invita o comparte tableros y tarjetas con miembros de tu equipo para asignarles tareas o con clientes para que aprueben determinadas fases del proyecto.
6. Ahora puedes ir moviendo tarjetas de una lista a otra conforme se van terminando o pasando de un estado a otro. Esto te va a proporcionar una fantástica visión global del estado de cada proyecto en cada momento.

He hecho público mi tablero  CRM Gestión de Clientes para que puedas echarle un vistazo y comprender mejor cómo funciona

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ACCEDE AL TABLERO "CRM GESTIÓN DE CLIENTES"
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Lo mejor y más divertido de Trello es que no hay manera correcta (ni incorrecta) de usarlo.

Averigua exactamente qué es lo que funciona para ti y organízate tal cual.

Como con un corcho en la pared.

En particular, a mí me proporciona una fantástica y saludable sensación de toma control y seguimiento continuo de las principales áreas de mi negocio. Y sin necesidad de tener  que saltar de una herramienta a otra.

Esto reduce mi estrés y mi ansiedad, me ahorro el tiempo de aprender otras herramientas y disminuyen bastante los errores de ejecución en servicios y procesos.

¿No crees que son razones suficientes para comenzar a usarla?

Algunos "Trello Consejos" para freelancers

 #1 Etiqueta

Usa códigos de color (etiquetas) diferentes en cada proyecto o tablero para marcar cada tarjeta o tarea.

Así a vista de pájaro te será más fácil ver lo que está sucediendo.

#2 Prueba la vista Calendario

Es posible que en alguna ocasión no sea suficiente la visión del tablero y las tarjetas, sobre todo para tareas con fecha fijada.

Trello te permite activar el modo calendario  para obtener esa visión temporal.

Me resulta especialmente útil para visualizar plazos, vencimientos y “deadlines” en un proyecto concreto.

Al activar la vista calendario te aparecerán todas las tarjetas del proyecto a las que, previamente,  les  has asignado vencimiento. Puedes pasar de nuevo a la vista normal cuando desees.

#3 Añade imágenes y fotos a las tarjetas

Añadir fotos a determinadas tarjetas es una forma visual y rápida de identificar tareas o destacarlas. Resulta especialmente útil si eres desarrollador web, decorador, diseñador gráfico o trabajas de forma habitual con imágenes.

La imagen queda en la parte superior de la tarjeta, tanto en el tablero como cuando la abras individualmente.

#4 Usa las notificaciones y conversa

Cada tablero de Trello puede tener tantos miembros como necesites.

Por lo que resulta super fácil e inmediato mantener a todos informados.

Los miembros pueden comentar, recibir respuestas y comenzar conversaciones con otros miembros simplemente designándolas con “@”.

Personalmente adoro esta funcionalidad. Me permite mantener las comunicaciones con clientes y equipo fuera del saturado email y cada una en su lugar.

#5 Abre tableros públicos

En Trello los tableros pueden ser públicos o privados. Los públicos resultan muy útiles cuando necesitas interacción en algún proyecto. Puedes usarlos para recoger testimonios, para sugerencias de nuevos productos o servicios, encuestas de valoración etc.

#6 Busca y filtra información

Realizar búsquedas y filtrar información es sencillo en Trello.

Puedes filtrar tu información por etiquetas, miembros, fechas de vencimiento. Vas a encontrar exclusivamente lo que necesitas, lo que proporciona mucha claridad a los resultados.

Por ejemplo: Puedes buscar todas las tareas asignadas a un miembro de tu equipo, las tarjetas que venzan hoy o las etiquetadas para un cliente en concreto.

5 usos poco convencionales de Trello para freelancers

Una vez que nos hemos puesto al día en lo que es esta herramienta y su funcionamiento básico, ahora me gustaría inspirarte un poco.

Los dos principales y más comunes usos de Trello para freelancers son la gestión de proyectos y la gestión de tareas.

Si sólo decides usarla para esto, ¡genial!.

Pero ya te comenté al inicio de este post que me gusta usar herramientas en las que un freelance pueda llegar a gestionar casi el 100 % de su negocio.

Y Trello puede ir mucho más allá de la organización de tareas.

Como freelance, Trello puede ayudarte a ser más estratégico, productivo y eficaz. Y, cómo no, a automatizar y sistematizar tu empresa.

Así que voy a presentarte algunos usos alternativos de Trello que yo utilizo en mi propio negocio.

Espero que te sirvan de guía e inspiración.

#1 Desarrolla el mapa de tu negocio freelance

La visión de conjunto que proporcionan los tableros de Trello me parece ideal para integrar las diversas acciones y tácticas que deben de tenerse en cuenta en un pequeño negocio y comprender las interrelaciones entre ellas.

Tanto en mis procesos de mentoring con clientes como en mis propio desarrollo de negocio sólo uso dos herramientas cuando trabajo estrategia:  Post-It y Trello.

Aquí puedes ver un ejemplo genérico de un mapa estratégico para un emprendedor freelance.

#2 Haz el seguimiento y registro de los números importantes de tu negocio

Si para algo es necesario en un negocio obtener una visión global y de conjunto es para los números.

Imagina que eres capaz de ver y hacer seguimiento a las métricas y números más importantes de tu empresa freelance a vista de pájaro.

Este punto de vista de conjunto va a impactar directamente en tu estrategia global de negocio.

(Si aún no tienes claro qué números debes controlar, no dejes de leer 5 Claves de Gestión para evitar que tu negocio fracase )

En Trello, puede tener listas de tus sus métricas y seguimientos actuales e históricos, para ver a simple vista cómo está funcionando tu negocio en cada área.

• Puedes hacer listas de seguimiento de:
  • Fans y seguidores en redes sociales
  • Analítica y métricas web
  • Porcentajes de apertura y click en tus campañas de email marketing
  • Grado de satisfacción de tu cliente o resultados de encuestas
  • Ventas, semanales, mensuales. Totales y por línea de producto
  • Gastos de tu negocio
  • Cash y beneficio de tu negocio
  • Diferentes ratios de conversión (leads, presupuestos, ventas)

Ejemplo Métricas Redes Sociales ( "tip" : captura pantallas a fin de mes de las portadas de tus redes sociales para hacer el seguimiento de fans)

Elige qué es lo que vas a medir para cada área de tu negocio. Una vez que tengas cada lista en su lugar, añada una nueva tarjeta por cada nueva métrica.

Verás cómo automáticamente, vas a reflexionar sobre su evolución y nuevas ideas para mejorarlas.

Seguir y almacenar tus números y métricas más importantes en Trello te va a proporcionar claridad y perspectiva.

Vas a ver mucho más claro donde pueden estar los problemas y los siguientes pasos a dar. Una perspectiva estratégica de tu negocio, de la que quizás, hasta ahora no disfrutabas.

#3 Empieza a construir tu manual de operaciones

Usa Trello para sistematizar y almacenar tus procesos y flujos de trabajo.

Vamos a convertirlo en un manual interactivo para todas, sí, has oído bien, todas las operaciones de tu negocio.

Para ello, en primer lugar, haz listas individuales para cada categoría y luego elabora tarjetas diferentes para cada tarea con sus propias listas de control ("checklist") y plantillas y documentos accesorios necesarios para llevarla a cabo. Resulta especialmente útil usar enlaces a documentos y procesos ya realizados que puedan usarse como ejemplos.

• Puedes crear listas de control para tareas cómo:
  • Recogida de testimonios
  • Proceso de marketing y adquisición de clientes
  • Diseño de tu proceso principal de ventas
  • Proceso de bienvenida de cliente
  • Proceso de despedida de cliente
  • Método y materiales de trabajo de un servicio o producto concreto de tu oferta freelance
  • El envío de boletines de email semanales
  • Proceso de objetivos y estrategia de negocio
  • Creación de un nuevo producto
  • Obligaciones contables e impuestos
  • Procesos repetitivos de tu empresa
  • Redes sociales
  • Facturación y gestión

Personaliza tu lista. Incluye y sistematiza todo aquello que forme parte de la operativa habitual de tu actividad freelance.

Si ya estás usando Trello para administrar  tu lista de tareas pendientes, puedes copiar las "check list" de las tareas que estás realizando, para que no pierdas ni un sólo paso.

Ejemplo check list

Una vez que construyas tu manual de operaciones en Trello, tendrás tu propia biblioteca de listas de control y "checklist" diseñadas especialmente por ti para optimizar y automatizar tu negocio freelance.

#4 Planifica y gestiona eventos presenciales

Aunque Trello es una herramienta más centrada en procesos que en fechas de vencimiento, resulta también de gran utilidad en la planificación de seminarios, eventos y talleres presenciales y retiros o masterminds.

• Crea listas para cada área de planificación:
  • Planning del evento
  • Información general
  • Documentos de marketing y difusión
  • Catering
  • Programas
  • Lista de ponentes
  • Lista de asistentes
  • Sponsors
  • Acompañamiento a ponentes
  • Acomodación de asistentes
  • Lista de control pre evento
  • Lista de control evento
  • Lista de control post evento
  • Encuestas
  • Conclusiones

Ejemplo tablero Planificación evento

El uso de "checklist", las posibilidades de comunicación de un equipo y el uso de fechas de vencimiento y calendario nos permiten organizar el evento con más garantías de que todo estará a tiempo.

Usar Trello como herramienta para planificar eventos te proporciona una visión “tubo” del mismo a través del tiempo, que te permite proporcionar una mejor experiencia a toda la comunidad participante del mismo.

#5 Revisa y haz seguimientos semanales o mensuales

Si ya estás usando Trello como lista de tareas pendientes, con unos pequeños ajustes vas a poder modificarla para convertirla en una potente herramienta de revisión semanal o mensual.

Para empezar, crea una lista de verificación o "checklist" plantilla con todas las preguntas o cuestiones que desees hacerte al terminar la semana o el mes.

A continuación, crea una tarjeta en tu lista de tareas pendientes. Copia la "checklist" en esa tarjeta y asígnale una fecha de vencimiento.

Puedes responder a tus preguntas dentro de cada tarjeta como un comentario.

Así podrás revisar tus reflexiones siempre que lo desees.

• Posibles preguntas de control semanal o mensual:
  • ¿Qué tareas no se cumplieron la semana/mes pasado?
  • ¿Por qué?
  • ¿Qué tareas he logrado completar?
  • ¿Cómo podría celebrarlo?
  • ¿Qué tareas / proyectos fueron más difíciles y complicados? ¿Por qué?
  • ¿Cuáles son mis tareas prioritarias para la próxima semana/mes?
  • ¿Cuáles son las citas ineludibles en mi agenda para la próxima semana/mes?
  • ¿Es realista mi agenda para la próxima semana/mes?

Ejemplo checklist revisión semanal

Cuando realizas revisiones semanales y mensuales en tu negocio freelance puedes planificar la semana o el mes siguiente de una forma más productiva y obtener información muy valiosa de la anterior.

Espero sinceramente que esta información te haya resultado útil.

Además quiero adelantarte que estoy preparando mi curso "Trello para Freelancers" y me encantaría conocer tu opinión.

• ¿Usas Trello en tu negocio?
• ¿Para qué lo usas?
• ¿Te gustaría que incluyese en el curso algún uso específico que pueda serte de utilidad?

Te escucho atentamente en los comentarios.