Si eres freelance o profesional independiente probablemente no te has planteado que debes de gestionar tu negocio como una empresa.
Tu labor es doble.
No sólo vas a tener que ejecutar el trabajo técnico o profesional en el que eres experto, sino que, además tienes que dirigir y gestionar tu propio negocio.
Y dedicarle tiempo.
Al marketing, a las ventas, a la gestión y a tus finanzas.
Llevo bastante años trabajando como profesional independiente y asesorando a freelance y te he resumido en 7 "tips" los errores de gestión más frecuentes que cometemos y que afectan negativamente a nuestras finanzas y resultados.
Están basados en mi propia experiencia y en lo que me cuentan mis alumnos y clientes.
Toma nota
7 formas de cargarte de un plumazo las finanzas de tu empresa
1.- No hacer un presupuesto
Si tuviera que darte un único consejo sobre gestión empresarial sería este.
Haz un presupuesto para tu negocio
Que recoja todas las previsiones de ingresos y gastos, incluidos los comerciales, los de formación y los posibles gastos extraordinarios. Básate en previsiones y datos de ejercicios anteriores.
[Tweet "Un solo consejo de #gestión para #freelancers. "Haz un presupuesto""]
Me da igual la herramienta que uses. Una simple libreta puede servir, pero hazlo y luego compara los resultados reales con el presupuesto.
No hay una mejor herramienta de gestión que un presupuesto. Si no lo has hecho aún, adelante. Es el momento.
2.- No establecer un objetivo de beneficio o ganancia mínimo
Todos los negocios, todos excepto ONGs, asociaciones y entidades sin ánimo de lucro, deben de ir orientados a generar beneficios.
Y tú, freelance o profesional independiente "ERES" un negocio.
Aunque aún no te hayas dado cuenta.
No podemos ir a la deriva mes tras mes.
Hay que fijarse metas de ingresos y beneficio para establecer qué cantidad de dinero es nuestro objetivo de facturación, donde tenemos que llegar cada mes.
Si no nos fijamos objetivos y metas no vamos a alcanzarlos.
Esa es la razón principal por la que debes de concretar por escrito y con cantidades anuales y mensuales cuanto quieres ganar con tu empresa.
Beneficio es lo que te va a quedar después de que hayas pagado todos tus gastos, incluido tu sueldo.
Bien, pues debes de ponerte un objetivo de beneficio o ganancia mínimo. Y luchar para conseguirlo.
- Mídelo con frecuencia, para saber si lo estás consiguiendo o no.
- No te quedes corto. Sé capaz de soñar y de fijarte una meta que te produzca cosquilleo en el estómago.
- Fija una cifra anual. Súmale tus previsión de gastos anuales.
- Divide el resultado entre doce.
Ahí tienes tu objetivo de facturación mensual. A por ello.
3.- No pagarte a ti mismo un sueldo
No, no todo lo que queda después de pagar los gastos es tuyo.
Eso es lo que solemos hacer habitualmente los que trabajamos por nuestra cuenta, pero no es lo que “debemos” de hacer.
Debes enfocar este tema de un modo diferente.
- Establece un sueldo que vas a pagarte a ti mismo cada mes.
- Separa tu cuenta bancaria personal de la del negocio y mensualmente, transfiere tu sueldo a la personal.
- Carga en esta tus gastos y facturas particulares. No mezcles tus gastos personales con los empresariales.
- En el presupuesto de tu negocio, tu sueldo es un gasto mensual y trátalo como tal.
De esta forma vas a controlar realmente cuando estás ganando en tu empresa y que cash-flow (flujo de caja) te genera.
[Tweet "Ponte un sueldo como #freelance y motívate para conseguirlo"]
Ponerte un sueldo va a motivarte a conseguir un nivel mínimo de ingresos cada mes. Y doy fe de que funciona.
4.- No pedir ni guardar las facturas o tickets de gastos
Solicita y guarda siempre los recibos y facturas de las compras que realices para tu negocio.
Incluso si no estás realmente seguro de que sea un gasto deducible. Ante la duda, solicita las facturas. Ya después confirmarás con tu asesor o gestor si puedes deducírtelo o no.
Vale, es un latazo ir pidiendo facturas por cada pequeño gasto que tengas, pero piensa que estás ahorrando en impuestos cada vez que tengas que hacerlo.
Puede ayudarte:
- Solicitar siempre que puedas facturas electrónicas que te envíen por email
- Usar el mismo proveedor para pequeñas comprar recurrentes, y que te facture una sola vez al mes. Por ejemplo: material de oficina, gasolina, consumibles.
- Establecer un método de recogida y gestión de documentos. ¿No has implantado aún mi método? Es el momento entonces de descargártelo y ponerlo en marcha
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Aunque habitualmente los profesionales independientes y autónomos solemos incluir los recibos o tickets de pequeños gastos, taxis, restaurantes, hay que dejar claro que esos documentos no son considerados suficientes como para que Hacienda nos permita la deducción.
Tampoco lo es la nueva factura simplificada, salvo que esté completada por el emisor con nuestros datos como cliente y con el IVA desglosado, es decir, que no valen las que rellenamos nosotros manualmente.
Para resolver esto existen unas aplicaciones en el mercado, homologadas por La Agencia Tributaria, mediante las que puedes convertir tus tickets en facturas deducibles, siempre y cuando el establecimiento esté previamente adherido. Yo conozco dos
Pregunta en los establecimientos a los que sueles acudir habitualmente si están adheridos a alguna de estas aplicaciones y comienza a convertir tus tickets en facturas deducibles.
Tu factura fiscal a final de trimestre te lo agradecerá.
5.- No reservar dinero para los impuestos
Con Hacienda hay que cumplir, al menos, cada tres meses.
Y en algunos impuestos, como el IVA o el sistema de retenciones IRPF a profesionales y empleados, nos convertimos en meros recaudadores para la AEAT de los impuestos que deben de pagar otros. Es decir, somos cobradores de Hacienda. Y lo hacemos gratis, fíjate.
Por tanto, estamos tres meses manejando un dinero que no es nuestro, y que luego debemos ingresar en las arcas del Estado. Si no somos conscientes de que mes a mes tenemos que reservar ese dinero, podemos encontrarnos sorpresas desagradables cuando lleguen los plazos fiscales.
¿Cómo evitarlo?
- Ve ingresando lo que yo llamo el “fondo fiscal” en una cuenta de ahorro diferente a la que usas para tus gastos comunes.
- Hazlo en el mismo momento que lo recibas.
- Calcula aproximadamente entre el 20 y el 25% de tus ingresos y apártalos en el fondo fiscal.
- Paga tus impuestos de ese fondo directamente y no lo uses para ningún otro fin.
6.- No tener un colchón financiero para “malas rachas”
Habitualmente, los autónomos, freelance o profesionales independientes no solemos tener un flujo constante de ingresos mes a mes. Ni siquiera año a año.
Convivir con ingresos no periódicos nos crea un importante estrés financiero que si no controlas adecuadamente puede hacértelo pasar realmente mal.
Una buena gestión de tu negocio debe de permitirte estar preparado para afrontar estas “rachas” o periodos temporales de escasez de ingresos.
¿Cómo hacerlo?
Bueno, pues esto no se consigue de la noche a la mañana, pero si empiezas hoy y eres constante, en poco tiempo puedes lograrlo.
- Determina su importe: Entre cuatro y seis meses de tu prepuesto mensual de gastos (incluido tu sueldo) es para mí el “colchón ideal”
- Aparta un porcentaje de tus ingresos mensualmente para este objetivo. Ingrésalo en una cuenta diferente a la que uses para tus gastos corrientes. Un 10 % puede ser suficiente
- Hazlo mes a mes hasta que consigas el objetivo.
- Haz uso de él sólo cuando sea estrictamente necesario y reponlo en cuanto te sea posible.
Con el “colchón para malas rachas” vas dormir como nunca por las noches.
7.- No asegurarte de que te paguen bien y a tiempo
He dedicado un post completo a este tema anteriormente.
Cuatro estrategias para evitar el "débola" de tus clientes
Pero no está de más insistir.
Conseguir un cash-flow (dinero, caja, tesorería) positivo y suficiente es uno de los mayores problemas que tenemos los freelance y profesionales independientes.
De poco te va a servir facturar muchísimo dinero si lo tienes en el limbo de los “pendientes de cobro”.
Por cierto, este limbo en España debe de estar a punto de saturarse.
[Tweet "Si eres profesional independiente, asegúrate de que tus clientes te pagan bien y a tiempo #finanzas #freelance"]
No toda la culpa de esto la tienen nuestros clientes. Hay mucho que tú puedes hacer para evitarlo.
- No dejes las normas de cobro en manos de tus clientes
- Evita generar deuda de clientes
- Pon en marcha estrategias preventivas como facturar pronto y llevar tú el control de los plazos de pago
- Actúa a tiempo si se produce el impago
Tu tesorería y liquidez pueden mejorar espectacularmente implantando estas estrategias.
Poniendo en marcha estos consejos vas a conseguir aumentar la seguridad financiera en tu negocio.
Y ya sabes, los que luchamos “en solitario” para mantener nuestras empresas, podemos conseguir mejores resultados aprendiendo sobre gestión, ventas, finanzas y productividad. Así que, si te ha gustado, compártelo en tus redes sociales. Hay unos botoncitos encima y debajo de este post para facilitarte esa labor..
Espero tus comentarios. Me encantaría conocer tu propia experiencia sobre lo que te he contado.
Un saludo,
