Porqué sistematizar tu negocio puede salvarte del “colapso del freelance”

porque-sistematizar-tu-negocio
Buffer this pageShare on Facebook0Tweet about this on Twitter3Share on LinkedIn15Share on Google+0

Ah, ¿que no sabes qué es eso del “colapso del freelance”?

Pues entonces es que aún no lo has sufrido.

Si es así y estás dispuesto a evitarlo sigue leyendo porque esto puede interesarte

Hubo un día, hace ya algún tiempo en que me hice la siguiente pregunta

¿En qué aspecto es absolutamente necesario centrarse y poner el foco si lo que quieres es hacer crecer tu negocio?

¿Estrategia y planificación? ¿Marketing y ventas? ¿Servicio al cliente? ¿Administración y finanzas?

Después de analizarlo en detalle y de leer no poca literatura sobre el tema llegué a la conclusión de que realmente, el crecimiento de un negocio depende de otra cosa.

De algo de lo que es posible que aún no te hayas dado cuenta o que puedas estar evitando.

 

Para que un negocio crezca hay que crear sistemas

 

Un sistema es un procedimiento determinado de antemano para conseguir que las cosas queden hechas

Suena bien, eh?

Sin embargo, cuando trabajo con mis clientes y alumnos, freelancers de servicios principalmente, me doy cuenta que la sistematización puede parecer la menor de sus preocupaciones.

Siempre hay algo más urgente/importante/interesante que hacer: vender, realizar tu actividad o ejecutar tus servicios, tareas administrativas…leer el email o tu redes sociales, ¡que se yo!.

Ningún dueño de un negocio, y si es unipersonal, menos aún, considera la sistematización de su empresa como una de sus prioridades.

Y a primera vista esta afirmación puede parecer correcta. Pero te aseguro que en absoluto lo es.

Es posible que pienses que documentar correctamente un flujo de trabajo o un área de tu negocio es algo que puede esperar.

Vamos, que de hecho espera. Y espera. Y espera. Hasta que, de repente, un día todo se derrumba.

Y llega, sin previo aviso, “el colapso del freelance”

 

En un negocio que crece sin sistemas ni procedimientos, cualquier contratiempo inesperado, aunque sea menor, una fecha límite a la que no llegas una cita que olvidas o a la que no acudes,  puede causar una desastrosa reacción en cadena.

Tu programación entera se retrasa, te quedas atrás en otros proyectos, incumples fechas, si tienes equipo externo se desordena todo el flujo de trabajo. Llegan las prisas, el estrés, el trabajo de mala calidad, las quejas de los clientes. 

Todo se empieza a derrumbar en cadena, como esas estructuras interminables de fichas de dominó.

Pero tu ya estás al límite, ya no das más de sí.

Te ha ocurrido alguna vez? A mí si, lo confieso.

Pero, seamos sinceros.

Situaciones momentáneas de alerta y crisis se dan en todas las empresas y pasan, se resuelven.

La diferencia es que en un negocio sistematizado, las cosas vuelven rápidamente a su lugar.  Se resuelven de una manera más eficiente y no afecta a todo tu negocio.  Los daños colaterales quedan antes bajo control.

Y evitaremos el “colapso del freelance”

Porqué sistematizar tu negocio  debe de estar en tu lista de tareas urgentes. [3] potentes motivos 


 [1] Los sistemas favorecen tu salud mental

Si eres dueño de un negocio unipersonal estarás sufriendo esto a diario.

Te toca llevar el timón de todas las áreas, comercialización, clientes, proyectos, realizar servicios, presupuestos, facturación. Puedes continuar la lista interminable, si lo deseas.

No voy a descubrirte nada que tu ya no sepas sobre cómo es el mundo de los autónomos y freelancers.

Pero, llega un momento, ese que todos deseamos, cuando tu empresa crece, cuando, por fín,  los clientes no dejan de llamar a nuestra puerta, en el que es imposible mantener la cordura, porque ya no tienes en la cabeza nada que no sea cómo llegar a cumplir plazos y hacer todo lo demás.

Vivir día tras día esta situación puede llegar a convertirse en un problema de salud.

Aparecen las crisis de ansiedad, las situaciones de estrés crónico y sus correspondientes efectos secundarios, como el insomnio, los dolores de cabeza o la hipertensión arterial. A veces, la depresión.

Si eres freelance, si trabajas en solitario, implementar sistemas en tu negocio debe de convertirse en una prioridad para ti.

Cuestión de salud mental, pura y dura.

[2] Los sistemas te facilitan algo que se te suele atragantar. Delegar.

Si, si…delegar.

Eso que todos decimos que estamos deseando de hacer.

Mentimos como bellacos, ¿verdad?

Porque en el fondo de nuestra alma no queremos delegar.

¿Cómo vamos a admitir que alguien puede hacer las cosas como nosotros? O mucho mejor que nosotros, que a veces también puede ocurrir.

Delegar puede llegar a convertirse en un importante problema para muchos negocios unipersonales.

No nos planteamos delegar nada hasta que nos llega el agua al cuello con las fechas, las entregas o los proyectos.

Y en ese mismo momento, cuando ya estás abrumado e inmerso  en el caos…

¿Quién tiene tiempo para explicar a un tercero las complejidades o detalles de un determinado proceso o tarea?

Quita, quita,quita….si tardo menos en hacerlo yo.

Ya caíste de nuevo.

Porque tú haces a la vez mil doscientas veintidós tareas.

Consecuencia. Prisas, cansancio, agotamiento, trabajo mal ejecutado.

Así que es hora de que te metas esto en la cabeza

Porque te permite delegar de una manera óptima y eficiente.

Con todo lujo de detalles. Explicando de antemano cómo se hacen las cosas en tu negocio con minuciosidad y, sobre todo, sin tener que perder tu más valioso recurso, tu tiempo

[3] Los sistemas van a hacerte tan veloz cómo Speedy González

Muchas mentes creativas se resisten a implementar sistemas en sus negocios porque están convencidos de que los restringen y limitan, que constriñen su libertad e inspiración creativa.

Y nada más lejos de la realidad

Los procedimientos y sistemas lo que consiguen es que seas realmente rápido en tareas recurrentes, en búsquedas , en la generación de documentos de apoyo y en mil actividades más que conforman tu día a día.

Este ahorro de tiempo te va a permitir liberar espacio en tu mente y en tu agenda para desarrollar tus tareas más creativas e inspiradoras. El “corazón” de tu negocio.

Imagína, por un momento, no tener que reinventar la rueda cada vez que necesites escribir un presupuesto o solicitar un testimonio. Imagínate encontrando rápidamente en segundos todo el historial de trabajos realizados a un cliente sin rebuscar entre torres de documentos.

¿Cuánto tiempo podrías liberar para pensar en cómo hacer crecer tu empresa, para desarrollar nuevos productos o servicios, para imaginar o experimentar nuevas fórmulas para atraer clientes, para dedicártelo a ti y para tu familia?

Llegados a este punto y, dando por hecho que he llegado a convencerte, tengo que decirte que

Documentar tus flujos de trabajo es mucho más fácil de lo que piensas


Seguro que ya lo estás haciendo a diario en tu casa o con tu familia.

No me digas que nunca has dejado una lista de instrucciones a una canguro que se queda a cargo de tus hijos: hora del baño, menú, contacto para emergencias, cómo y a qué hora acostarlos, pelis favoritas etc.

Pues esto no difiere mucho. 3 sencillos pasos.

  1. Desarrolla paso a paso el proceso: Cómo si se lo estuvieses explicando a otra persona. Primero hay que hacer esto, segundo esto otro y así hasta que termine el procedimiento.
  2. Proporciona todos los recursos necesarios: teléfonos de contacto, accesos a plantillas de documentos,  contraseñas, accesos a aplicaciones y programas que uses.
  3. Especifica el resultado final:  a través de ejemplos, modelos, fotos , capturas de pantalla, o vídeos

¿Quieres inspirarte con un ejemplo?

Ok, pues allá voy .

Voy a detallarte el proceso que yo misma utilizo para la Admisión de Clientes con Ciclo de Venta Largo.

Es decir, clientes de servicios “premium” o recurrentes. Este tipo de servicios de mayor valor vitalicio, necesitan un proceso de venta más largo y laborioso que otros servicios de menor valor o entrega única.

Puedas usar la herramienta que quieras. Evernote,  Trello, Wunderlist, o incluso, o, porqué no, una libreta y un bolígrafo. En este caso, yo he usado Evernote, porque, con un simple enlace, puedo compartirlo con alguien si necesito delegarlo en cualquier momento. Como hoy contigo.

 

PROCESO DE ADMISIÓN DE CLIENTES (CICLO LARGO: SERVICIOS PREMIUM O RECURRENTES)

 

I. REGISTRO CLIENTE (Los datos iniciales que necesites)

* Nombre negocio:
* Web:
* Actividad:
* Persona de contacto:
* E-mail:
* Teléfono:
* ¿Ha comprado antes? [ ]Sí [ ]No
* Compra anterior:
* Posibilidad de up-grade: [ ]Sí [ ]No
* Notas personales:
II. PROCESO (Paso a paso y adjuntando documentos, plantillas o enlaces)

  1. Enviar formulario previo de evaluación: Para que el cliente potencial que contacta para trabajar conmigo lo rellene y obtener la información necesaria (Aquí puedes incluir un enlace a un cuestionario on line con Google Docs , adjuntar una plantilla en word con el cuestionario , o el enlace a tu página de servicios donde puede solicitarte una sesión estratégica inicial gratuita. Yo lo hago de esta forma en mi página de Servicios).

1.a. Si decido que NO es el cliente ideal para este servicio: le envío un email con el “no” y sugerencias de otras posibles formas de trabajar conmigo (incluir plantilla de respuesta).  Te aconsejo usar las respuestas standard de Gmail para ahorrar tiempo.

1.b. Si decido que SÍ es cliente ideal para este servicio: le envío un email para programar la sesión de valoración por Skype (respuesta standard) con enlace al calendario on line o algún programa de agenda on line, como por ejemplo Vcita (Aquí puedes incluir una plantilla de un guión básico con los puntos que quieres incluir en la entrevista y que no debes de olvidar tocar)

2. Enviar propuesta o presupuesto: Una vez realizada la sesión de valoración o consulta gratuita que neecsitas para dar dar presupuesto (Incluye plantilla que luego personalizarás. Evernote te permite adjuntar el documento directamente si lo deseas. Si quieres inspirarte y realizar tu propia plantilla de presupuesto,  puedes pasarte por “Cómo escribir un presupuesto que vende solo en menos de 15 minutos”)

3. Enviar email de seguimiento:  (Plantilla o respuesta estándar de Gmail, si a los dos días, el cliente no comunica su decisión)

3.a Si la respuesta es no: enviar email de agradecimiento por comunicarnos su decisión (respuesta standar gmail)

3.b Si la respuesta es sí: enviar contrato por email y oróximos pasos (añadir la plantilla del contrato y la respuesta estándar del mail)

4. Enviar email de seguimiento: (respuesta standard de gmail si a los dos días,  el contrato no se ha recibido firmado)  

5. Hacer y enviar la factura al cliente: incluyendo el plazo dado para el pago (aquí incluir enlace y claves al al software de facturación o adjuntar plantilla de factura en excel)

6. Comprobar el cobro de la factura: una vez transcurrido el plazo para el pago,  y enviar email de seguimiento si no se ha pagado

7. Crear un nuevo cliente en el programa de gestión correspondiente: añadir enlace y claves al programa para poder hacerlo directamente. (Para compartir y recordar contraseñas, puedes usar LastPass)

III. PROCESO ENLAZADO (Sólo si después del último paso hay que continuar con otro procedimiento interno del negocio)


Pasar al procedimiento BIENVENIDA DE CLIENTE (enlace al sitio donde esté detallado este procedimiento. Puedes ver un ejemplo aquí )

Una vez que tú tengas claro el procedimiento completo, guárdalo en algún software o programa donde puedas acceder a él en cualquier momento.

No tiene que ser perfecto. Empieza con una primera versión y verás como, poco a poco la vas optimizando cuando comiences a usarla.

Puedo asegurarte que ganarás tiempo real y, sobre todo, espacio mental.

Para que puedas comenzar hoy mismo a implantar este tipo de procesos, te he preparado 🎁Una plantilla de Evernote de regalo. 🎁 Añade con un clic a tu cuenta de Evernote  y adáptala a tu gusto. 

 

Pulsa aquí y podrás añadir directamente todo el procedimiento a tu cuenta de Evernote para personalizarlo a tu gusto

Espero que te resulte útil.

 

Si, como yo, piensas que la sistematización y  documentación de los flujos de trabajo de tu negocio no es nada sexy, pero sí muy inteligente, capaz de mejorar tu cuenta de resultados, tu salud,  de permitirte construir algo más grande y que va más allá de ti mismo y de crearte el hueco que necesitas para hacer el trabajo que te gusta y poder delegar el resto,  hoy puede ser el día en que comiences a implantarla.

Así que voy a proponerte un reto

Escoge un proceso en tu negocio, descarga la plantilla  y documéntalo siguiendo las sugerencias y ejemplos anteriores.

Compártelo en los comentarios y recibirás mi feedback personalizado.

Y si piensas que puedo ayudarte a crear tu  Sistema de Negocio Freelance 

Un abrazo.

Lourdes Sánchez

Lourdes Sánchez

Hola, soy Lourdes. Trabajo con freelancers de servicios en todas las etapas de su crecimiento, los ayudo a crear los sistemas de negocio que realmente funcionan para ellos y a integrarlos en sus procesos,para recuperar su tiempo, multiplicar su eficacia y ampliar el impacto de su negocio freelance.
Descarga mi checklist ¡CLIENTES FREELANCE YA!  
Lourdes Sánchez
Buffer this pageShare on Facebook0Tweet about this on Twitter3Share on LinkedIn15Share on Google+0
4 comentarios
  1. Esti
    Esti Dice:

    Muy buenas Lourdes,

    Me he quedado impresionada con este sistema tan completo que tienes con tus clientes, yo también tengo un sistema, pero nada que ver, es mucho más básico que este, la verdad es que me apunto los pasos para poder adaptarlo a mi forma de trabajar, ¡muchas gracias por el post tan interesante!

    Responder
  2. Lourdes Sánchez
    Lourdes Sánchez Dice:

    Muchísimas gracias Esti ☺
    Me alegro que puedas adaptarlo a tu negocio, ya que esa era la intención de este post.
    Estaré encantada de oír tus mejoras cuando lo implementes en tu negocio.

    Un abrazo,

    Lourdes

    Responder
  3. Xabier
    Xabier Dice:

    Me ha gustado mucho el post Lourdes y además responde a uno de los miedos a los que me enfrento en la actualidad al trabajar como freelance, ya que hasta hace muy poco siempre he trabajado en equipo. Tomo nota y lo tendré muy presente. Gracias!!

    Responder
    • Lourdes Sánchez
      Lourdes Sánchez Dice:

      Gracias Xabier ☺

      Precisamente los freelancers que comienzan son los que más deben de concienciarse de la importancia de la creación de sistemas y procesos en sus negocios, ya que de ese modo podrán evitar esa fase de “colapso” de la que hablo.

      Te animo a que sigas leyendo este blog, donde iré avanzando sobre el camino a seguir para crear negocios sistematizados para los freelancers y negocios unipersonales.
      Gracias de nuevo por estar ahí y un fuerte abrazo

      Responder

Dejar un comentario

¿Quieres unirte a la conversación?
Siéntete libre de contribuir

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *